Umowa zlecenie w biznesie online – o czym pamiętać? Aspekty prawne i praktyczne

Czas czytania: 7 minut

W czasach kryzysu gospodarczego i ośmielę się nawet powiedzieć, że nieznanego jutra, do „łask” wraca umowa zlecenie, czyli umowa cywilnoprawna. Owiane złą sławą, stały się symbolem wyzysku pracownika.

Ale czy tak jest naprawdę? Czy faktycznie umowa zlecenie jest niekorzystna dla pracownika?

Czy tak samo ma się to do pracy zdalnej?

W tym artykule postaram się, przedstawić Ci umowę zlecenie w kontekście działalności online. Pokazać ją w całej okazałości. Tak, abyś sam mógł ocenić, czy takiego typu umowa, jest właśnie dla Ciebie i co się z nią wiąże.

Czym jest umowa zlecenie?

Według Kodeksu cywilnego:

Art. 734. § 1. Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.

I tyle. Oczywiście w następnych artykułach i paragrafach, znajdują się zasady współpracy pomiędzy stronami umowy, a także te związane z wynagrodzeniem. Jednakże zgodnie z art. 734 par. 1 i w myśl zasady swobody umów, poprzez umowę zlecenie można ukształtować stosunek zachodzący pomiędzy stronami zwanymi zleceniobiorcą i zleceniodawcą.

Umowa zlecenie w świecie online

Przyzwyczajeni do formy papierowej i sterty dokumentów, często nie wyobrażamy sobie, jak można zawrzeć umowę elektronicznie? Jak w ogóle można zdalnie, legalnie pracować. Ale można! Ja tak współpracuje z moim #LBO Power Team 😊

Przede wszystkim, żyjemy w XXI wieku. Większość z nas ma dostęp do Internetu, więc nic nie stoi na przeszkodzie, aby taką umowę podpisać elektronicznie i elektronicznie się kontaktować. W umowie należy dodać zapis o tym, jak będzie przebiegała komunikacja pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Może to być nawet Messenger.

Wszystkie sprawy rozliczeniowe, również można załatwić elektronicznie. Można codziennie podpisywać listę obecności, później ją zeskanować i przesłać. Również można rejestrować czas pracy poprzez dedykowane do tego aplikacje czy programy.

Można wszystko 😊

Sprawdź, czy do sporządzenia umowy potrzebujesz prawnika tutaj >>>

Strony umowy

Według kodeksu cywilnego stronami umowy są przyjmujący zlecenie i dający zlecenie. Obecnie w większości spotykamy się z: zleceniobiorca i zleceniodawca.

Ale tak naprawdę, nazwy stron nie mają aż tak dużego znaczenia, jak dokładny zapis ich nazwy. Jest to bardzo ważne, bowiem poprawnie zapisana nazwa spółki oraz jej podstawowe dane, takie jak np. nr NIP, pozwalają w sytuacji ewentualnego postępowania sądowego na szybsze rozpatrzenie sprawy aniżeli kiedy musiałbyś na własną rękę poszukiwać danych do np. pozwu.

Poza tym, przed podpisaniem umowy, dobrze jest sprawdzić, czy faktycznie dane się zgadzają. Czy taka osoba/spółka/firma figurują w rejestrach oraz, czy pod umową podpisał się umocowany przedstawiciel.

Wynagrodzenie

Za wykonane zlecenie, należy się wynagrodzenie. Chyba że co innego wynika z umowy. Tak przynajmniej głosi Kodeks cywilny.

Minimalna stawka godzinowa przy tego typu umowie wynosi w 2022 roku 19,70 zł brutto. W każdym roku ta stawka się zmienia, bo zależy od wysokości minimalnego wynagrodzenia (zawsze ją sprawdzaj w styczniu!). Wypłaty wynagrodzenia w kwocie wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, musi być dokonana w formie pieniężnej. W związku z tym zleceniodawca, będzie zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przyjmuje się, że wyplata wynagrodzenia, następuje po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy. Sposób wypłaty, należy ustalić w umowie.

Co do zasady zleceniobiorca, zobowiązany jest do wystawienia zleceniodawcy, rachunku za wykonaną usługę. W praktyce wygląda to tak, że zazwyczaj to właśnie zleceniodawca zajmuje się kwestią rachunku. Zleceniobiorca podpisuje się jako wystawca i powinien oczywiście zweryfikować ten rachunek pod względem rachunkowym i formalnym. Rachunek powinien składać się m.in. z

• wskazania stron umowy wraz z określonymi danymi,
• wskazania kwoty brutto, wraz ze wskazaniem wysokości zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS,
• wskazania kwoty netto do wypłaty,
• wskazania, w jakiej formie nastąpi wypłata wynagrodzenia,
• podpisów stron.

Urlop

Oczywiście umowa zlecenie, wiąże się z tym, że zleceniobiorcy nie przysługują żadne uprawnienia pracownicze. W tym pełnowymiarowy urlop. Jeżeli tak by było, oznaczałoby, że to umowa o pracę. Jednakże można to załatwić w zupełnie inny sposób.

Jaki?

Wraz z drugą stroną umowy, możecie umówić się na tzw. dni wolne od świadczenia usługi. Mogą być one płatne lub też nie. Można zastrzec, że np. raz w roku zleceniobiorcy przysługują dni wolne w liczbie 14 dni kalendarzowych, które nie mają wpływu na wysokość wynagrodzenia.

ZUS i US

Tak jak już wyżej było wspomniane, umowa zlecenie, zbliżona swoją formą do umowy o pracę, nakłada obowiązek zgłoszenia do składek ZUS. Obowiązek ten należy wykonać w ciągu 7 dni.

Zwolnienie z tego obowiązku, może nastąpić jedynie w sytuacji, kiedy zleceniobiorca, posiada inne tytuły do ubezpieczenia i których kwota jest równa lub wyższa niż minimalna krajowa. Zwolnienie to nie dotyczy składki zdrowotnej. Jedynie opłacenie składki chorobowej, jest dobrowolne.

Podobnie jest z podatkiem. Obowiązkowo należy naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Tak więc musisz wiedzieć, że jako zleceniodawca będziesz zobowiązany wystawić PIT za poprzedni rok pracy Twojego współpracownika.

Prawa autorskie

Umowa zlecenie, niby prosta i przyjemna w swojej konstrukcji, jednakże elementów, o jakie należy zadbać, jest więcej niż w standardowym internetowym wzorze. Należą do nich kwestie praw autorskich, które w tej części artykułu zamierzam przytoczyć.

Zapewne zastanawiasz się, po co te prawa autorskie. Ale pomyśl: masz zamiar nawiązać współpracę z fotografem czy też programistą. Rzeczą oczywistą jest, że w ramach umowy powstaną utwory w rozumieniu prawa autorskiego, czyli zdjęcia i programy. A właścicielem tych utworów będzie ich autor i to on będzie miał prawo do tego, aby decydować, co z nimi dalej zrobić itd. A przecież to Ty jesteś szefem, to Ty płacisz i to Ty chcesz w swojej działalności wykorzystać te zdjęcia czy programy. Po to jest właśnie zapis związany z prawami autorskimi. W ramach tych postanowień można zastrzec w umowie, to co dalej stanie się z powstałymi zdjęciami czy programami: przeniesienie prawa do tych utworów, możliwość rozporządzania nimi i pobierania z ich tytułu korzyści finansowych.

Kwestie praw autorskich zostały ujęte we wzorze umowy zlecenie, który przygotowałam i który możesz sprawdzić w sklepie prawnym tutaj >>>

Sprawdź kiedy umowa jest nieważna.

Wypowiedzenie umowy

Jedna i druga strona umowy zlecenie, mogą ją wypowiedzieć w każdym momencie. Tak głoszą kodeksowe zapisy.

Jednakże ja zalecam ustalenie okresu wypowiedzenia. Jest to szalenie ważne, zwłaszcza kiedy umowa jest zawierana na czas dłuższy i kiedy wykonywana praca ma znaczenie dla obu stron. W sytuacji, kiedy wypowiedzenia dokonuje zleceniobiorca, w przypadku odpłatnej umowy, jest on odpowiedzialny za powstałą szkodę.

Co to znaczy?

Jeżeli umowa dotyczy wykonania zlecenia dla klienta i Twój współpracownik zatrudniony w ramach umowy zlecenie, nagle odchodzi, a Ty tracisz zlecenie i klienta, a tym samym ponosisz z tego tytułu straty, to wówczas odpowiedzialność za tą stratę, będzie ponosić właśnie zleceniobiorca.

W związku z powyższym najbezpieczniej dla obu stron jest zawrzeć w umowie okres wypowiedzenia, który pozwoli obu stronom na uporządkowanie ostatnich spraw przed rozstaniem się. To korzystne zarówno dla zleceniobiorcy jak i zleceniodawcy. Ten pierwszy będzie mieć czas na dokończenie zleceń, a także poszukiwanie innej pracy, a ten drugi będzie mieć pewność, że nie zostanie nagle bez współpracownika.

Umowa wygasa natomiast, w przypadku śmierci zleceniobiorcy lub utraty przez niego zdolności do czynności prawnych. Warto zaznaczyć, że takich samych konsekwencji nie pociąga za sobą śmierć zleceniodawcy. Wówczas umowa trwa nadal, a przyjmujący jest zobowiązany do dalszego wykonywania zlecenia, dopóki spadkobierca lub przedstawiciel ustawowy nie zadecyduje inaczej.

Zawierasz umowę z wirtualną asystentką? – Sprawdź, na co zwrócić uwagę>>>

RODO, poufność i tajemnica przedsiębiorstwa

Jak w każdej umowie tak i w umowie zlecenie, kwestia zadbania o przetwarzanie danych osobowych to rzecz obowiązkowa. Dla obu stron. Kwestie obowiązkowego dołączania klauzuli dotyczącej przetwarzania danych osobowych, poruszałam już nieraz. Dzisiaj chcę zwrócić uwagę na inne istotne dla Twojego biznesu elementy.

Tajemnica przedsiębiorstwa

Pod tą nazwą kryje się zapis związany ze zobowiązaniem drugiej strony do zachowania w poufności informacji związanych z Twoją firmą:

• informacje techniczne,
• kwestie związane z organizacją przedsiębiorstwa,
• używane technologii,
• oraz wszystkie inne, które nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej.

I to w gestii przedsiębiorcy leży, aby podjąć działania zmierzające do utrzymania takich informacji w tajemnicy. Jednym z takich działań, jest właśnie poinformowanie współpracownika o poufnym charakterze danych informacji.

Wydaje się, że informacje poufne, są tym samym co tajemnica przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak to samo. Wyodrębnienie różnicy pomiędzy jednym a drugim nie jest wcale kwestią łatwą. Jednakże, za punkt odniesienia do stwierdzenia czy dana informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, jest spełnienie łącznie warunków:

• braku ujawnienia takich danych do informacji publicznej,
• podjęcia działań ochronnych,
• posiadania przez te informacje wartości gospodarczej.

W związku z tym powiedzmy „cała reszta”, może być uznana za informacje poufne. I mogą do nich należeć m.in.:

• sprawy finansowe,
• sprawy prawne,
• know-how.

Jednakże, jeżeli współpraca ma trwać przez dłuższy czas, warto podpisać osobno umowę o zachowaniu poufności, o której możesz przeczytać tutaj.

Umowa zlecenie czy umowa o pracę? Sprawdź, na co musisz uważać!

Skoro już wiesz, jak powinna wyglądać umowa zlecenie i na co należy zwrócić uwagę, musisz wiedzieć o jeszcze jednej bardzo ważnej kwestii. Jej budowa i charakter, nie mogą być zbliżone do umowy o pracę. Ponieważ w konsekwencji, sąd może nakazać przekształcenie jej właśnie na taką. A Tobie nie o to przecież chodzi 😊

Jakie zapisy wskazują na umowę o pracę i należy ich unikać?

• nadzór nad zleceniobiorcą,
• płatny urlop w ustawowym wymiarze,
• ustalanie sposobu wypowiedzenia analogicznego do zapisów z Kodeksu pracy,
• a nawet wykonywanie pracy w wyznaczonym przez zleceniodawcę miejscu – choć można z tego wybrnąć i po prostu zapisać, że zlecenie będzie wykonywane również w takim miejscu ze względu na charakter pracy, to jednak lepiej tego unikać.

Umowa zlecenie i inne umowy cywilnoprawne, sprzyjają zawieraniu współprac w świecie wirtualnym. W dużej mierze ze względu na swobodę jej kształtowania i brak sztywnych wytycznych jak np. w umowie o pracę. Jednakże należy zwracać uwagę na każdy zapis czy postanowienie umowne, aby chronić bezpieczeństwo swojej firmy i ustrzec się przed nieuczciwymi współpracownikami.

Wszystkiego legalnego!

Ilona Przetacznik

Stan prawny na dzień 27.01.2021 r.