Umowa poufności – NDA – co powinna zawierać, aby zabezpieczyć interesy stron?
Umowa o zachowaniu poufności czy też bardziej prestiżowo zwana NDA (Non-disclosure agreement), to umowa, która ma na celu zabezpieczyć poufne dane przed ujawnieniem.
W ostatnich latach stała się niemal standardem w relacjach biznesowych. Nie tylko w dużych korporacjach, czy też firmach, z branży IT. Tam jak wiadomo, każdy wyciek danych, patentów czy jakichkolwiek informacji, które może wykorzystać konkurencja, to potężne straty finansowe.
Z takiej umowy może skorzystać każdy, kto pragnie zabezpieczyć informacje firmowe o szczególnym znaczeniu przed ujawnieniem.
Jak powinna wyglądać prawidłowo skonstruowana umowa o zachowaniu poufności? Jakie elementy powinna zawierać? I czy jest to, aż tak skomplikowane?
O tym wszystkim dowiesz się z tego artykułu.
Wolisz słuchać? Świetnie, bo mówię o tym także w podcaście #Legalny Biznes Online. Koniecznie zasubskrybuj 🙂
A jeśli chcesz wiedzieć, jak chronić się przed nielojalnymi kontrahentami to przeczytaj ten artykuł >>>>
Do czego jest potrzebna umowa o zachowaniu poufności?
Przykłady zawsze najlepiej obrazują i uświadamiają, o co tak naprawdę chodzi. Pozwól więc, że i w tym przypadku posłużę się przykładem.
Wyobraź sobie: prowadzisz firmę specjalizującą się w produkcji koszulek piłkarskich. I nagle zostaje ogłoszony przetarg na stroje piłkarskie dla reprezentacji Polski! Ale, Twój pomysł zostaje przekazany Twojej konkurencji przez jednego z Twoich współpracowników. Tym samym konkurencja wygrywa przetarg. A Ty, z racji tego, że nie podpisałeś ze swoim współpracownikiem żadnej dodatkowej umowy o zachowaniu poufności, możesz wyciągnąć wobec niego konsekwencje prawne, ale nie jest to tak ułatwione jak w przypadku gdybyś tę umowę podpisał.
Już rozumiesz jakie to ważne?
Ja w swojej działalności nie wyobrażam sobie nie zabezpieczyć się w ten sposób. I uświadamiam swoich klientów, że jest to absolutnie konieczne w relacjach biznesowych.
Poza tym, uświadamia to drugą stronę i w jakiś sposób ją dyscyplinuje.
Jak określić informacje poufne?
Nie są one jednakowe i nie będą nigdy takie same w każdej umowie. W związku z tym korzystanie z gotowych wzorów pochodzących z Internetu, w dodatku ze stron mających mało wspólnego z prawem, może Cię nie zabezpieczyć odpowiednio. A co najgorsze, wzory te mogą zawierać błędne postanowienia. Dlatego, warto o pomoc poprosić prawnika lub też korzystać z gotowych wzorów przygotowanych przez specjalistów. Taki wzór znajdziesz również w moim sklepie.
Ale przechodząc do konkretów – osoba, która ma przestrzegać postanowień umowy, musi wiedzieć, o jakie dokładnie informacje chodzi. Warto więc ich zakres, zawężać jak najbardziej, jak jest to możliwe. Uogólnienie tych informacji, może prowadzić do niejasności czy wątpliwości i rodzić później problemy.
Jak to zrobić?
Pomyśl, na jakich informacjach najbardziej Ci zależy i spisz je jak najdokładniej. Mogą to być np. receptury, projekty ubrań czy też dokumentacja. Celem jest określenie takich informacji, które właśnie mają zostać uznane za poufne. I które Ty chronisz.
Ale uwaga! Za informacje poufne nie możesz uznać takich, które są powszechnie znane i wymagać od drugiej strony, aby je za takie uznała. Za przykład mogą tu posłużyć, chociażby informacje, które znajdują się w Krajowym Rejestrze Sądowym, jak: skład zarządu spółki, wielkość kapitału czy numer NIP. Do których dostęp ma każdy, kto po prostu wejdzie na stronę internetową KRS.
Nie będą to też informacje, które Ty ujawniasz, np. informujesz o nich w swoich social mediach albo na forach.
Obowiązki strony uzyskującej dostęp do informacji poufnych
Oprócz określenia informacji poufnych powinieneś także jednocześnie wskazać drugiej stronie, jakie obowiązki są związane z przekazaniem jej tych informacji.
Co mam na myśli? To, że do jego obowiązków należy również zadbanie o te dane, o ich zabezpieczenie w taki sposób, aby nie zostały one w żaden sposób ujawnione.
Niby każdy to wie, ale mimo wszystko takie postanowienia, a właściwie obowiązki, powinny znaleźć się umowie. Uświadomi to drugą stronę, jaka odpowiedzialność na niej spoczywa i że należy to traktować jak najbardziej poważnie.
Przykładem postanowień związanych z obowiązkami drugiej strony mogą być:
- zapewnienie bezpiecznego i odpowiedniego przechowywania informacji poufnych,
- chronienie dostępu do informacji poufnych,
- korzystanie z informacji poufnych wyłącznie w celu wykonania umowy.
Jak zabezpieczyć szczególnie ważne informacje? Kary umowne.
Już wiesz, jakie informacje można uznać za poufne, a jakich nie. Po ich ustaleniu i określeniu w umowie zapewne zastanawiasz się co dalej.
Czy w jakiś sposób możesz jeszcze bardziej zmobilizować drugą stronę do przestrzegania postanowień umowy?
Poprzez ustanowienie w umowie kar umownych. Jest to rzeczywiście wrażliwy temat dla wielu. Ale w biznesie nie ma miejsca na sentymenty. W końcu prowadzisz poważny biznes i na pewno poważnie podchodzisz do jego rozwoju. W związku z tym warto rozważyć wprowadzenie kar umownych. Jest to także sygnał dla drugiej strony, że umowa ta, to nie jest błaha sprawa.
Dodatkową i absolutną koniecznością, jest zawarcie postanowienia o możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy, jeżeli druga strona nie będzie przestrzegać zakazu ujawniania informacji poufnych czy w rażący sposób ją naruszy. I mam tutaj na myśli, nie tylko umowę o zachowaniu poufności, ale także np. umowę o pracę czy współpracę. Tu chodzi dokładnie o sytuację, w której podpisujesz umowę o poufności ze swoim pracownikiem czy współpracownikiem. Jeżeli naruszy on postanowienia umowy NDA, to jest to podstawą do rozwiązania umowy o pracę.
Kara umowna i możliwość rozwiązania umowy „głównej”, to doskonała motywacja do przestrzegania umowy o zachowaniu poufności, ale także sposób na zabezpieczenie Ciebie i Twoich interesów.
Zawierasz umowę z wirtualną asystentką? Sprawdź, na co zwrócić uwagę: https://legalnybiznesonline.pl/umowa-z-wirtualna-asystentka-i-obowiazki-prawne-w-jej-dzialalnosci/
Na jaki czas zawrzeć umowę?
To zależy tak naprawdę od Ciebie. Jednakże wpływ na to ma np. umowa o pracę, jeżeli umowę o zachowaniu poufności, podpisujesz ze swoim pracownikiem, to umowa o zachowaniu poufności powinna trwać tak samo długo jak ta o pracę. To absolutne minimum.
To samo dotyczy umowy współpracy w relacjach B2B.
Jednakże warto zastrzec, że obowiązek nieujawniania informacji otrzymanych w ramach umowy, trwa także po jej zakończeniu.
Dodatkowo, należy określić też sposób, w jaki zostaną zwrócone wszystkie narzędzia czy też nośniki, przekazane w czasie trwania umowy, na których znajdują się informacje uważane za poufne.
Gwarancje i ograniczenia
W tym punkcie przede wszystkim chodzi o to, aby druga strona już poza tym, że wie, jakie ma obowiązki, wie, o jakie informacje chodzi, zna konsekwencje, jakie grożą za złamanie postanowień umowy, miała świadomość, że oświadcza i gwarantuje, wywiązywać się z umowy.
Dodatkowo fakt, że pod tymi deklaracjami się podpisuje, wybrzmiewa wówczas jeszcze bardziej. I tym samym Twój współpracownik, czyli ta druga strona jest świadoma, z jaką powagą wiąże się umowa o zachowaniu poufności.
W związku z tym ten punkt powinien zawierać zapisy związane m.in. z:
- celami wykorzystywania przez drugą stronę informacji poufnych,
- gwarancją posiadania prawa do ujawnienia jej informacji poufnych; innymi słowy mówiąc, gwarantujesz, że posiadasz prawo do informacji poufnych, jakie udostępniasz drugiej stronie,
- ograniczeniami dotyczącymi przekazywania informacji poufnych
Na jakie inne elementy zwrócić uwagę?
Umowa jak każda inna powinna zawierać elementy niezbędne w swojej konstrukcji, takie jak:
- określenie stron,
- określenie przedmiotu umowy,
- tajemnicę przedsiębiorstwa,
- obowiązki stron,
- postanowienia końcowe, a w nich m.in.: wskazanie sądu właściwego do rozwiązywania ewentualnych sporów,
- klauzulę informacyjną RODO.
Jakie są konsekwencje naruszenia postanowień umowy NDA?
Poza zapłaceniem kary umownej czy natychmiastowym rozwiązaniem umowy, możesz dochodzić swoich praw na zasadach ogólnych.
To znaczy, że możesz wstąpić na drogę postępowania sądowego i walczyć o odszkodowanie, jeżeli udowodnisz jakie straty poniosłeś w związku z ujawnieniem przez Twojego współpracownika czy kontrahenta informacji poufnych, które rażąco naruszyło Twoje interesy.
Podsumowanie
Po lekturze tego artykułu wniosek powinien nasunąć Ci się jeden – informacje dotyczące Twojej firmy, to niezwykle cenne dane. Ich ujawnienie może narazić Cię nie tylko na utratę płynności finansowej, ale także może pozbawić wykonania wspaniałego projektu czy też spowodować, że konkurencja wykorzysta coś, na co długo pracowałeś. Warto więc zabezpieczyć się w każdej relacji biznesowej: tej ze współpracownikami, jak i kontrahentami.
Pozwoli Ci to nie tylko w pełni się zabezpieczyć, ale także będzie stanowić szybszą drogę do dochodzenia stosownego odszkodowania.
Pamiętaj, że dzisiaj śmiało można powiedzieć, że to informacja, a nie pieniądz rządzi światem.
Wszystkiego Legalnego!
Ilona Przetacznik
Stan prawny na dzień 20.08.2020.
