Gdy RODO weszło w życie, biznesy B2B zamarły. Zaczęły się wątpliwości i rozpacz, że od 25 maja 2018 r. nie będzie możliwe wysyłanie e-maili np. cold mailing. Ponownie wszystko zmieniło się w listopadzie 2024 r. Jest bardziej restrykcyjnie przez nowe prawo komunikacji elektronicznej.
RODO nie zabrania kontaktów z klientami, zbierania od nich danych osobowych, ani tym bardziej zaprzestania jakiegokolwiek marketingu. Przecież zazwyczaj odbywa się to z korzyścią dla samego odbiorcy.
Pomijam oczywiście przypadki, w których mamy do czynienia z nachalnym marketingiem. Takim, którego każdy ma dosyć, a co gorsze nie można się z niego wypisać w prosty sposób! Nie ma w tym korzyści ani dla wysyłającego taki mailing ani dla odbiorcy. Nie ma też sensu wysyłać takich informacji.
Cold mailing co to?
Cold mailing, to wysyłanie spersonalizowanego e-maila do konkretnej osoby. Poznajesz kogoś np. przez social media, spotkania na żywo lub po prostu wchodzisz na stronę jego firmy i wysyłasz e-mail z ofertą, bez jego wcześniejszej prośby o to.
Wydaje się proste i logiczne, ale niekoniecznie zawsze będzie dozwolone przez prawo.
Niezamówiona informacja handlowa
Może okazać się, że e-mail, jaki wysłałeś jest niezamówioną informacją handlową. W świetle art. 10 ust. 1 ustawy z 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej, skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.
Działanie takie może też stanowić czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy z 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
ALE UWAGA! Art. 10 UŚUDE został uchylony i mamy nowe PRAWO KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ od końcówki 2024 roku!
I niestety ono, jest bardziej restrykcyjne, o czym więcej piszę poniżej.
Więcej o ustawie Prawo komunikacji elektronicznej, o tym co zmienia i co w związku z tym muszą zrobić przedsiębiorcy pisałam TUTAJ.
Przepis art. 398 prawa komunikacji elektronicznej wyraźnie mówi, że zakazane jest używanie:
1) automatycznych systemów wywołujących,
2) telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, w szczególności w ramach korzystania z usług komunikacji interpersonalnej
– do celów przesyłania informacji handlowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w tym marketingu bezpośredniego, do abonenta lub użytkownika końcowego, chyba że uprzednio wyraził on na to zgodę.
Nowe przepisy zakazują wprost wykorzystywania automatycznych systemów wywołujących i urządzeń telekomunikacyjnych (np. aplikacje komunikacyjne) do przesyłania informacji handlowych, chyba że użytkownik wyraził zgodę na ich dostarczanie. Zgoda ta musi być jednoznaczna i udzielona np. poprzez podanie adresu poczty elektronicznej do wysłania informacji handlowej.
Cold mailing a RODO. Dodatkowa zgoda
Klient musi wyrazić zgodę na przesyłanie mu, za pośrednictwem poczty elektronicznej, informacji handlowych.
Klauzula zgody może brzmieć następująco: “Wyrażam zgodę na przekazywanie przez _______________[dane administratora], na udostępniony przeze mnie adres e- mail, informacji handlowych.”
Klauzula może też być prostsza: “Wyrażam zgodę na przesłanie mi oferty przez _______________[dane administratora] na podany przeze mnie e-mail”.
Chodzi o sam fakt wysyłania wiadomości elektronicznych. Niestety, jeśli chcemy zaprezentować ofertę to jest to konieczne. Samo przedstawienie oferty marketingowej może odbywać się już w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest marketing bezpośredni. Do tego jednak wymagana jest odpowiednia dokumentacja RODO, w tym przeprowadzenie tzw. testu równowagi.
Zamówiona informacja
Kiedy informację handlową uważa się za zamówioną?
Wtedy, gdy odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny, czyli e-mail.
Jeśli więc chcesz zdobyć wartościowe adresy e-mail i osoby, zainteresowane Twoją ofertą, to należy zapoznać się z tymi osobami w inny sposób niż wysyłanie im nachalnych ofert, którymi nie są zainteresowani.
Newsletter a oferty handlowe
Wydaje się, że newsletter, w którym informujesz o swoich produktach i usługach jest również informacją handlową i potrzebujesz do jego wysyłania dwóch, odrębnych zgód.
Niekoniecznie, ale może tak być.
Według stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji oraz dr Kaweckiego newsletter zazwyczaj zawiera oferty handlowe. Wówczas trzeba odebrać zgodę. I to, że zazwyczaj wszyscy wymagają takiej zgody wynika właśnie z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (wcześniej), a teraz z prawa komunikacji elektronicznej. Bo marketing i samo przetwarzanie danych osobowych można wykonywać w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora.
Istotą newslettera jest informowanie o wpisach blogowych, produktach, ciekawych linkach, podcastach, artykułach swoich własnych, a nawet innych twórców, jeśli uznasz, że może to być wartościowe dla Twoich czytelników. W końcu to dla nich tworzy się blog.
Ponadto osoba, która zapisała się na newsletter i pobrała prezent tzw. lead magnet może rozsądnie spodziewać się, że otrzyma również informacje handlowe. Nie jest to działanie na jej szkodę, a bardzo często jest dla niej korzystne.
Uważam więc, że można posługiwać się tylko jedną zgodą na przetwarzanie danych osobowych w celu wysyłania newslettera, nawet jeśli stosujemy kilka kanałów (np. sms + e-mail). Warto jednak dodać, co on będzie zawierał, np. informacje o produktach, usługach czy ofertach.
Najlepiej też zastosować mechanizm double opt-in, czyli podwójnego potwierdzenia przez nowego subskrybenta. Wtedy masz pewność, że on rzeczywiście chce zapisać się na Twój newsletter. Taki kontakt jest wartościowy. Bo po co marnować swoje zasoby na wysyłanie niechcianego spamu?
Czy wdrożyłeś już w swoim biznesie regulamin newslettera? Jeśli nie, to możesz skorzystać z mojego wzoru do samodzielnego uzupełnienia.
Rozsyłanie mailingu – kiedy zgoda nie jest wymagana?
Nie zawsze musisz zdobywać zgody, żeby skontaktować się z klientem, albo przyszłym klientem. Zgoda to nie jest ani jedyna, ani nawet najlepsza podstawa do przetwarzania danych osobowych.
Nie musisz tego robić w następujących sytuacjach:
- w celu kontaktu z klientem związanego z dokonanym zamówieniem, usługą lub umową,
- gdy oferta wysyłana jest na prośbę – ktoś kontaktuje się z Tobą bezpośrednio lub przez formularz kontaktowy,
- w celu dochodzenia roszczeń, niezapłaconej faktury, reklamacji albo po prostu w celu obrony przed działaniami niezgodnymi z prawem – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora,
- wiadomość wysyłana jest na adres, który nie jest danymi osobowymi w celu kontaktu w konkretnej sprawie, co jest wyraźnie dozwolone np. na stronie www danej firmy.
Pamiętaj! Nie możesz tak po prostu dodać adres e-mail do swojej bazy newsletterowej albo innej grupy bez zgody, nawet jeśli skontaktowałeś się z kimś w powyżej wspomnianych sytuacjach. Na to zawsze potrzebujesz zgodę.
Cold mailing B2B
Jeśli chodzi o przedsiębiorców, którzy podali jakiekolwiek dane kontaktowe w CEIDG (publicznych rejestrze – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) to zgodnie ze stanowiskiem zawartym w Kodeksie dobrych praktyk w branży marketingu bezpośredniego, to przesłanie komunikatu marketingowego drogą elektroniczną do przedsiębiorcy nie wymaga posiadania uprzedniej zgody takiego przedsiębiorcy. To jednak może być za mało, aby masowo wysyłać maile do przedsiębiorców, bo oni także są chronieni.
Podobnie jest z połączeniami telefonicznymi, czy też w przypadku marketingu pocztowego (w ramach spersonalizowanych przesyłek).
Maile do spółek
Wysyłanie informacji handlowych, maili itd. możliwe jest w stosunku do spółek prawa handlowego np. do spółki z o.o. Są to podmioty prawa, a nie osoby fizyczne, w związku z czym nie chroni ich RODO (jeśli dane dostępne są publicznie – w Krajowym Rejestrze Sądowym).
Co grozi za wysyłanie cold mailingu niezgodnie z przepisami?
Zgodnie z prawe komunikacji elektronicznej kto używa automatycznych systemów wywołujących lub używa telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do celów przesyłania informacji handlowej bez uprzedniego uzyskania zgody abonenta lub użytkownika końcowego, podlega karze pieniężnej.
A kary pieniężne nakładane przez Prezesa UKE kształtują się całkiem imponująco. Ich warunki też są ciekawe:
- Kara do 3 % przychodu ukaranego podmiotu, osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym.
- W przypadku gdy podmiot w roku kalendarzowym poprzedzającym rok nałożenia kary pieniężnej nie osiągnął przychodu lub osiągnął przychód w wysokości nieprzekraczającej 500 000 zł, Prezes UKE, nakładając karę pieniężną, uwzględnia średni przychód osiągnięty przez podmiot w 3 kolejnych latach kalendarzowych poprzedzających rok nałożenia kary pieniężnej.
- W przypadku gdy podmiot nie osiągnął przychodu w okresie, o którym mowa w ust. 2, lub gdy przychód podmiotu w tym okresie nie przekracza 500 000 zł, Prezes UKE może nałożyć na podmiot karę pieniężną w wysokości nieprzekraczającej 15 000 zł.
Ważne, że w przypadku niewypełniania obowiązku uzyskania zgody użytkownika końcowego, o której mowa w art. 398, Prezes UKE, nakłada, w drodze decyzji, na podmiot, biorąc pod uwagę charakter i zakres naruszenia, karę pieniężną w wysokości do 3 % przychodu ukaranego podmiotu, osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym lub do 1 000 000 zł, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
Więcej o tym jak dostosować się do nowego prawa komunikacji elektronicznej i spełnić jego obowiązki pisałam TUTAJ.
Jakie są obowiązki przedsiębiorców korzystających z cold mailingu, cold callingu i marketingu bezpośredniego?
W pierwszej kolejności należy zastanowić się nad obecną bazą danych i jej legalnością.
Jeśli bazy danych nie zostały stworzone w sposób legalny, czyli z odpowiednimi zgodami oraz przekazaniem obowiązków informacyjnych to niestety trzeba je usunąć lub zalegalizować.
Do legalizacji należy stworzyć odpowiednią ścieżkę oraz dokumentację.
Jeżeli baza danych jest kupowana wówczas należy zadbać o odpowiednie podstawy prawne takiego “zakupu” oraz sprawdzenie legalności tej bazy. Rzadko zdarza się, że jakość bazy odpowiada wymaganiom prawa.
Jeśli masz wątpliwość jak doprowadzić do legalności swojej bazy, umów się na konsultację ze mną, a wytłumaczę Ci jak to zrobić i ułożymy praktyczny manual postępowania, dobierając rozwiązania do potrzeb Twojego biznesu.
Przeczytaj także artykuł o zmianach w prawie komunikacji elektronicznej
Mam nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie przydatny. Jeśli uważasz, że jest wartościowy podziel się nim ze znajomymi.
Więcej o newsletterze przeczytasz tu:
Zgoda na newsletter – jak powinna wyglądać? RODO a newsletter
Wszystkiego Legalnego!
Ilona Przetacznik
Stan prawny na dzień 10 marca 2025 r.
