Praca zdalna a koronawirus – o czym należy pamiętać?

Czas czytania: 9 minut

Praca online w czasach epidemii

Prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika

Jeszcze do niedawna, większość społeczeństwa nie traktowała poważnie osób, które pracują w domu.

Młode mamy nie mogące wrócić na etat do pracy, w ten właśnie sposób rozpoczynały rozwijanie własnych biznesów. I powiedzmy sobie szczerze – kto uważał, że one naprawdę pracują?

A jak to wygląda teraz?

Hasło „praca zdalna – pracą przyszłości” zdaje się być w tej chwili nie tylko coraz bardziej prawdziwe, ale dla niektórych pozostaje jedyną nadzieją na utrzymanie ciągłości pracy.

Obecnie przechodzimy prawdziwy test. Test zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Dotyczy on wydajności ale przede wszystkim organizacji takiej pracy. Bo pamiętajmy, że większość pracuje w domu, w którym przez zamknięte szkoły, znajdują się dzieci.

Dzisiaj praca online to prawdziwa sztuka połączenia i pogodzenia wielu obowiązków domowych, jak i zawodowych.

Rzeczywistość nie jest wprawdzie łatwa, ale im szybciej zrozumiemy, że trzeba nauczyć się tak żyć i funkcjonować, tym lepiej będzie nam się pracować.

Koronawirus a praca zdalna

Może się również okazać, że zmiana sposobu działania na pracę online jest jedynym ratunkiem dla przedsiębiorców. Wielu już teraz wie, albo ryzykuje, że po okresie koronawirusa (miejmy nadzieję, że szybko) ich firma przestanie istnieć. Pozostaną tylko długi…

Oby tak się nie stało. Już teraz pomyśl, jak Ty możesz działać i funkcjonować w obecnym czasie. Poznaj też wymagania dotyczące pracy zdalnej oraz możliwości.

To jak to jest z tą pracą zdalną? Co mówią o niej przepisy kodeksu pracy?

W tym artykule zbieram wszystkie informacje dotyczące tej tematyki.

Co mówi kodeks pracy na temat pracy zdalnej?

Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę, że pojęcie „praca zdalna” nie istnieje w Kodeksie pracy. Mowa jest o „telepracy”, obwarowanej pewnymi obostrzeniami i obowiązkami po stronie pracodawcy. Tym bardziej, że można ją świadczyć na stałe.

Na potrzeby tego artykułu przyjmuję, że praca zdalna to telepraca (bo na odległość, za pomocą komputera), ale pojęcie „praca zdalna” pojawiło się w … specustawie związanej z epidemią koronawirusa! I przede wszystkim jest czasowe.

Co znajdziesz zatem w Kodeksie pracy?

Art.67⁵. §1. Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).

§2.Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w §1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Chcesz postawić swoją pierwszą stronę lub sklep online? Chcesz dostosować swój biznes do świata Internetu?

Skorzystaj z gotowego pakietu dokumentów >> Legalny e-sklep – wzory dokumentów z instrukcjami << który zawiera wzór polityki prywatności, regulaminu, checkboxów do sklepu i newslettera oraz poradniki!

Praca zdalna nie dla wszystkich

Praca zdalna nie jest dla wszystkich. Ale to z powodów czysto logicznych. Jeżeli pracujemy, np. w kancelarii komorniczej, wyposażonej w odpowiednie oprogramowanie, które działa tylko stacjonarnie, poprzez podłączenie do konkretnego serwera, nie mamy możliwości pracy w innym miejscu niż ta kancelaria.

Pierwszą z przeszkód będzie zatem sama organizacja pracy i jej specyfika. Będzie to dotyczyło głównie urzędników czy osób pracujących przy dozorze, ale również firm produkcyjnych czy turystycznych albo nieruchomości. Pewnie jeszcze sporo przykładów można wymienić. Wiele zależy od zakresu czynności do wykonania w danym zawodzie. 

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej?

Zakładając, że charakter pracy pozwala na wykonywanie jej poza miejscem siedziby naszego pracodawcy, istnieje grupa pracowników, którym pracodawca nie może odmówić udzielenia zgody na telepracę. Są to:

• pracownik-małżonek rodzica albo pracownik-rodzic dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
• pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art.4 ust.3 ustawy z dnia 4 listopada 2016r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. poz.1860) (jest to zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub chorobie dziecka zagrażającej życiu, które powstały w okresie ciąży lub porodu),
• pracownik-rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach  o rehabilitacji   zawodowej   i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka  posiadającego  odpowiednio  opinię  o potrzebie wczesnego wspomagania    rozwoju  dziecka,  orzeczenie o potrzebie  kształcenia specjalnego  lub  orzeczenie  o potrzebie  zajęć  rewalidacyjno-wychowawczych,  o których mowa w przepisach  ustawy  z dnia  14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. z2018r. poz.996 i 1000).

Co na temat pracy zdalnej mówi specustawa?

Przepisy nowej specustawy, jasno określają, że obecnie należy podejmować działania zapobiegawcze w celu unieszkodliwienia źródeł zakażenia i szerzenia się koronawirusa.

Dlatego, pracodawca nie powinien narażać pracowników na możliwość zakażenia i umożliwić im (o ile są takie możliwości) wykonywanie pracy zdalnej.

A nawet więcej – pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.

Kodeks pracy, z kolei, wskazuje, że w tym zakresie pracodawca zawiera porozumienie z pracownikiem.

Powinno ono zostać uzgodnione z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli takie w zakładzie pracy nie funkcjonują – albo w regulaminie pracy albo z przedstawicielami pracowników.

Co wynika z treści porozumienia?

Z jego treści powinny wynikać warunki wykonywania takiej pracy. Jednakże Inspekcja Pracy zauważa, że w chwili obecnej, biorąc pod uwagę przepisy specustawy, fakt powierzenia pracowników obowiązków pracy w postaci pracy zdalnej, może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. Z uwagi na interes obu stron (pracodawcy i pracownika), takie powierzenie powinno mieć potwierdzenie chociażby w wiadomości mailowej.

Czy pracownik może odmówić wykonywania pracy zdalnej?

W świetle Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca ma prawo wymagać od pracownika wykonywania poleceń dotyczących pracy zdalnej. W przeciwnym razie uzasadnione będzie nałożenie na pracownika kary porządkowej zgodnie z art. 108 § 1 Kodeksu pracy (nagana lub upomnienie).

Zaczynasz działać online w swoim biznesie? Koniecznie sprawdź jakie dodać PKD do Twojego wpisu w CEIDG i jak to zrobić >>>

https://legalnybiznesonline.pl/pkd-w-dzialalnosci-online/

Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z poleceniem pracownikowi pracy zdalnej?

Zgodnie z art. 67¹¹.§ 1. Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany:

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy,
• ubezpieczyć sprzęt,
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

Jak postąpić w obliczu koronawirusa i natychmiastowego wykonania pracy zdalnej?

Wydaje się, że mimo nacisku na szybkie tempo przejścia na pracę zdalną, pewne wymogi powinny zostać zachowane.

Chociażby to, aby dostarczyć pracownikowi komputer, kiedy nie posiada własnego albo jeżeli zachodzi uzasadnione ryzyko, że korzystanie z własnego sprzętu, może przysporzyć firmie dodatkowych kłopotów. Wszystkie działania powinny być rozsądne i dostosowane do skali zmian jakie zachodzą.

Dodatkowe koszty związane ze zleceniem pracy zdalnej mogą być też zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Co zrobić krok po kroku, jeśli pracodawca chce zlecić pracownikowi pracę zdalną z powodu koronowirusa? Checklista.

• Polecić mu wykonywanie pracy zdalnej – najlepiej w formie e-maila, pisma
• Zdecydować o okresie pracy zdalnej (do 180 dni)
• Zapewnić niezbędny sprzęt
• Upewnić się, że ma możliwość wykonywania pracy zdalnej w swoim domu
• Przekazywać mu polecenia i wytyczne, uzgodnić zadania
• Jeśli pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu – można wysłać go na urlop

Kontrola pracownika przez pracodawcę

Mimo, że telepracę wykonujemy w domu i nie musimy stresować się obecnością szefa, powinniśmy wiedzieć, że ma on uprawnienia do przeprowadzenia kontroli naszej pracy.

Zgodnie z prawem pracy:

Art.67¹⁴.§1. Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy.

§2.Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:

1) wykonywania pracy,

2) w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,

3) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy–za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

Obecnie, ze względu na ograniczanie kontaktów pomiędzy ludźmi, takie kontrole z pewnością schodzą na dalszy plan. Trzeba jednak mieć na uwadze, że kontrola nadal jest możliwa, w sposób elektroniczny.

Jest wiele innych sposobów na sprawdzenie, czym zajmuje się pracownik. Chociażby, analiza wykonania zleconych mu zadań, analiza czasu pracy na każde zadanie, telefon, itd.

Skorzystaj z z bezpłatnego mini-kursu online o najkosztowniejszych lukach RODO w polskich firmach. Na przykładzie kar nałożonych przez PUODO. DARMOWY! >>> ZAPISZ SIĘ TUTAJ <<<

Zobacz artykuł dotyczący RODO i koronawirusa >>> O co można pytać pracowników? >>>

Koronawirus a RODO i ochrona danych osobowych – o co można pytać pracowników?

Zakończenie pracy zdalnej

W terminie 3 miesięcy od podjęcia telepracy, strony na wniosek, mogą uzgodnić zakończenie świadczenia stosunku pracy w formie telepracy.

Dodatkowo ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, przewiduje (przynajmniej w chwili obecnej), maksymalny czas trwania takiej pracy do 180 dni. A więc wydłuża czas jej trwania.

Czy można całkowicie przejść na wykonywanie pracy zdalnej?

W obliczu obecnych trudnych czasów dla przedsiębiorców (zamykanie zakładów, trudności finansowe, spadek obrotów), ale i dla pracowników (wiele zwolnień) warto rozważyć, czy biznes online nie będzie najlepszym rozwiązaniem.

Już wiele firm myśli o tym, aby w tym biznesie pozostać i tak zmienić zasady pracy oraz strategii biznesowej, aby móc funkcjonować już w ten sposób na stałe. Albo co najmniej na dłużej.

Czy można zatem zatrudniać pracowników na umowę o pracę i pracować tylko w systemie pracy zdalnej?

W przypadku relacji B2B jest to bardzo często norma. Zawód wirtualnej asystentki staje się coraz bardziej popularny.

W przypadku umów o pracę, znane są home office’y ale raczej stosowane sporadycznie (co do zasady).

A może tak praca zdalna na stałe i ciągle na umowę o pracę? Czy to możliwe? W przypadku telepracy tak. Wprost zezwalają na to przepisy kodeksu pracy.

Przepisy Kodeksu pracy zakładają, że po 3 miesiącach od podjęcia pracy zdalnej, strony mogą powrócić do poprzedniej stacjonarnej formy wykonywania pracy.

Można to więc interpretować, że te 3 miesiące to taki sprawdzian dla obu stron, aby ocenić, czy przejście na pracę zdalną był dobrym pomysłem. W związku z tym, nie ma żadnego ograniczenia czasowego.

Co zrobić krok po kroku, jeśli pracodawca chce zlecić pracownikowi pracę zdalną?

• ustal ze swoim pracownikiem, czy jego warunki domowe pozwalają na taką pracę,
• dostarcz pracownikowi odpowiednie środki techniczne do wykonywania zdalnej pracy (pamiętaj, że musisz sprzęt ten ubezpieczyć oraz pokryć koszty jego instalacji czy eksploatacji),
• wspólne ustalenia, zawrzyjcie w formie porozumienia,
• określ z pracownikiem formę komunikacji, która zapewni płynność pracy,
• wskaż w jaki sposób będziesz kontrolować swojego pracownika (zarówno jego obecność jak i wykonywanie powierzonych zadań),
• zapewnij pracownikowi wsparcie techniczne na wypadek awarii sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy
• wspólnie z pracownikiem podejmij decyzję na jaki czas zmieniasz formę wykonywania pracy na zdalną.

Jak to wygląda w czasach koronawirusa?

Czytając artykuł, zapewne już wiesz, że większość z wymienionych zasad dotyczących pracy zdalnej, nie miała w ogóle miejsca.

Dzieje się tak dlatego, że i nowa specustawa, milczy na temat formy i organizacji takiej pracy.

Biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój sytuacji i zagrożenia, procedury te zostały po prostu w miarę możliwości pominięte. Bezpieczeństwo pracowników jak i pracodawcy stało się ważniejsze.

I to jest działanie słuszne.

Jak zorganizować pracę zdalną w ekspresowym tempie?

Postanowiłam polecić Ci kilka artykułów z sieci dotyczących pracy zdalnej i tego:

• Jak ją sprawnie zorganizować?
• Na co uważać?
• O co zadbać?
• Jakich narzędzi użyć, aby praca szła sprawnie?

Oto kilka z nich:

1. Praca zdalna dla początkujących >>> https://crossweb.pl/blog/work-from-home-dla-poczatkujacych-jak-zorganizowac-prace-zdalna/
2. Jak ominąć pułapki pracy zdalnej? >>> https://crossweb.pl/blog/jak-ominac-pulapki-pracy-zdalnej/
3. Jak pracować zdalnie i jakich narzędzi używać? >>> https://arturjablonski.com/jak-pracowac-zdalnie-zarzadzanie-zdalna-firma/?fbclid=IwAR2ZaA_n3xm3y10dBS-hK24fRrMvTx5fjXj2V-SAYQ37y_J5KZ3xB4Fy7wU
4. Jak w związku z koronawirusem wdrożono pracę zdalną w 2 dni w 40-osobowym zespole! >>> https://mamstartup.pl/jak-w-zwiazku-z-koronawirusem-wdrozylismy-prace-zdalna-w-40-osobowym-zespole-w-2-dni-case-study-timecamp?fbclid=IwAR0H-LftFVBGg134qkBnO7NG8UHC_hRHPRDEVr1vNT_Lhg37lqeuHLFjk1E
5. Pracuj zdalnie. 20 pomysłów na pracę zdalną oraz jak pracować z domu z dzieckiem >>> https://mamopracuj.pl/zarabiaj-z-domu-20-pomysly-na-prace-zdalna/
6. Brak doświadczenia w pracy z domu? Sesja z poradami założyciela Nozbe >>> https://nozbe.com/pl/blog/praca-zdalna-porady-live/

Co jeszcze możesz zrobić?

Zastanów się, czy nie skorzystać z pomocy wirtualnych asystentek, które zajmują się stroną techniczną kursów online. Sprawdź też, kto pomoże w strategii online. Zajrzyj do:

Marta Krasnodębska – strategia i marketing online

Ola Gościniak i Sylwia Stein – ekspertki od budowania sklepów i stron www na WordPressie, webinarów czy strony technicznej bycia online

Bartek Popiel i Liczy się wynik – marketing i strategia online, produktywność

Kamila Rowińska – produktywność, cele, zarządzanie zdalnym zespołem, kursy online i wiele innych (warto!)

Agata Nesteruk – materiały do strategicznych działań w social media

Agnieszka Skupieńska – dochodowy biznes z produktami fizycznymi w sklepie online

Joanna Ceplin – budowa marki online

Artur Jabłoński – reklama na Facebooku i nie tylko

Magdalena Pawłowska – budowa kursu online i jego skuteczna sprzedaż, marketing

Monika Palarz – wirtualna asystentka od kursów online

I oczywiście – Mała Wielka Firma – skarbnica wiedzy oraz innych osób, które mogą pomóc w biznesie (podcast)!

To tylko niektórzy. Podaj osoby w komentarzu, które Ty znasz, a które mogą pomóc w poszczególnych obszarach.

Jeśli znasz jeszcze jakieś ciekawe artykuły w temacie organizacji pracy zdalnej, daj znać w komentarzu pod tym artykułem.

Zobacz inne artykuły w temacie koronawirusa i przedsiębiorcy>>>

Koronawirus a przedsiębiorcy i straty oraz dodatkowe koszty – jak sobie z tym poradzić?

Koronawirus a przedsiębiorcy – pracodawcy – możliwości i ograniczenia

Koronawirus a branża turystyczna – kiedy należy zwrócić zadatek klientom?

Jakie zmiany wprowadziła tarcza antykryzysowa 4.0.?

W ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w art. 3 dodano ust. 3–8. Co się zmieniło?

• ust. 3. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
• ust. 4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
• ust. 5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
• ust. 6. Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
• ust. 7. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu.
• ust. 8. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej

Masz dodatkowe pytania? Spodobał Ci się ten artykuł? Pomógł Ci?

Daj mi znać w komentarzu. Aha, w poniedziałek, 23 marca odbył się webinar dla przedsiębiorców w temacie zmian i pomocy Państwa dla przedsiębiorców. POWTÓRKA WEBINARU >>> ZAPISZ SIĘ TUTAJ – KLIKNIJ <<<

Dołącz też do grupy na Facebooku #Legalny Biznes Online TUTAJ >>>

Wszystkiego Legalnego!

Ilona Przetacznik

Stan prawny na dzień 19.03.2020 r. 

Aktualizacja na dzień 30.06.2020 r. 

Artykuł został przygotowany we współpracy z Izabelą Kaźmierczak – Kamiennik, z którą pracujemy również nad e-bookiem dla przedsiębiorców w związku z koronawirusem! 🙂