Praca zdalna a bezpieczeństwo
Praca zdalna to obecnie chleb powszedni dla większości przedsiębiorstw w Polsce. Na dowód tego można przytoczyć statystyki GUS. Wynika z nich, że w maju 2020 r. w Polsce 2,33 mln osób pracowało zdalnie. Aż 1,67 mln osób, rozpoczęło pracę zdalną po wybuchu epidemii koronawirusa.
Warto także przytoczyć dane mówiące o tym, że 28% przedsiębiorców nie zamierza rozszerzać pracy zdalnej po zakończeniu pandemii.
Praca zdalna jako standard
To wszystko składa się na wniosek, że praca zdalna stała się absolutnie standardem w roku 2020.
W związku z tym należy zadbać o to, aby standard ten stał na najwyższym poziomie. Nie tylko prawnym, ale również związanym z bezpieczeństwem ochrony informacji czy przetwarzaniem danych osobowych.
W końcu pracownik zmienia tylko i wyłącznie miejsce swojej pracy.
W dalszym ciągu ma dostęp do danych klientów czy poufnych danych firmowych.
A jak wiadomo, bez odpowiedniego zabezpieczenia czy uświadomienia sobie zagrożeń, z jakimi ta praca się wiąże, o poważne konsekwencje nie trudno.
Praca zdalna dla Wirtualnych Asystentek to codzienność. Zobacz, jakie promocje przygotowałam dla Ciebie. Sprawdź co może Ci się przydać w bezpiecznej pracy online.
Jeżeli chcesz wiedzieć jakie stanowisko dotyczące pracy zdalnej ma Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zajrzyj do mojego artykułu na ten temat:
Bezpieczna praca zdalna? Jak o to zadbać?
Po pierwsze, uświadom sobie ryzyko!
Im szybciej zdasz sobie sprawę, jakie zagrożenia mogą wiązać się z pracą zdalną, tym szybciej je wyeliminujesz. W domu nie trudno o zagrożenia. Jest to spowodowane tym, że w końcu to dom ☺ i czujemy się w nim wyluzowani i bezpieczni.
Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, że sami sprowadzamy zagrożenie na sprzęt firmowy czy dokumenty. Niewłaściwie zabezpieczone czy pozostawione w nieodpowiednim miejscu, mogą ściągnąć na nas przykre konsekwencje.
Ważne, aby mieć poczucie odpowiedzialności. „Ok, pracuję w domu, ale, tak czy inaczej, jestem w pracy. Obowiązują mnie pewne standardy”.
Taki tok myślenia zwiększa czujność i przede wszystkim świadomość istniejących zagrożeń oraz ciążącego obowiązku ich wyeliminowania.
Przeczytaj artykuł: “Praca zdalna a koronawirus – o czym należy pamiętać?“.
Jakie zagrożenia czyhają w domowym zaciszu i jak je minimalizować?
Do takich zagrożeń można zaliczyć:
- Uszkodzenie sprzętu firmowego – nieprawidłowe przechowywanie, brak hasła dostępu.
- Używanie służbowego komputera do celów prywatnych lub też podłączanie go pod otwarte sieci, np. w kawiarni.
- Brak zabezpieczenia dokumentów zawierających poufne dane.
- Tworzenie kopii dokumentów na niewłaściwych nośnikach, np. pendrive.
Podsumowując – powinieneś starać się całkowicie wyeliminować lub też minimalizować zagrożenia.
W jaki sposób wprowadzić zabezpieczenia?
- Zadbaj, aby sprzęt firmowy znajdował się w miejscu, do którego tylko Ty masz dostęp.
- Przechowuj go w zabezpieczonym miejscu, ustal hasło dostępu.
- Nie pozwalaj domownikom używać służbowego komputera.
- Używaj menadżera haseł, logowania dwuskładnikowego.
- Jeżeli musisz odejść od komputera, blokuj ekran lub ustaw automatyczną blokadę.
- Zabezpiecz dokumenty firmowe – zawsze przechowuj je w bezpiecznym miejscu, np. zamkniętej szafie.
- Jeżeli to możliwe zaopatrz się w niszczarkę dokumentów.
Jeśli chcesz prowadzić legalną sprzedaż w sieci, zapisz się na listę zainteresowanych kursem #Legalna Sprzedaż Online! Prowadzę Cię w nim krok po kroku, dzieląc się gotowymi dokumentami, instrukcjami i doświadczeniem w biznesie online. Kampania tego kursu ruszy już niedługo!
Po drugie bądź odpowiedzialnym pracodawcą i pracownikiem!
Odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa leży zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.
Obie strony muszą współpracować i wspólnie ustalić odpowiednie standardy takiej pracy. Począwszy od formy kontaktowania się po kontrolowanie czasu pracy.
Należy przede wszystkim pamiętać o tym, aby:
- Jasno wskazać pracownikowi z kim i jak może się kontaktować w razie problemów.
- Firmowy informatyk sprawdził sprzęt pracownika przed jego przystąpieniem do pracy. To znaczy: sprawdził czy wszystkie niezbędne aktualizacje, oprogramowania, wtyczki, dodatki itd. są zainstalowanie.
- Uświadomić pracownikom, że komunikacja w firmie odbywa się wyłącznie poprzez pocztę służbową lub inną dedykowaną platformę. Nie zaleca się, aby taki kontakt odbywał się poprzez social media, zwłaszcza w kontekście przesyłania plików.
- Ograniczyć dostęp do systemów dla poszczególnych pracowników – oznacza to nic innego jak wyznaczenie modułów, do których ma dostęp pracownik. Minimalizuje to ryzyko np. przypadkowej utraty danych.
- Ustalić w jaki sposób jest kontrolowany i mierzony czas pracy pracownika, np. poprzez aplikacje do mierzenia czasu pracy.
Zmieniasz swój biznes? Przechodzisz z offline na online? Wszystkie pomocne informacje znajdziesz w artykule:
Po trzecie wyciągaj wnioski!
Wiele firm obecnie testuje tę formę pracy. Na drodze prób i błędów wyciągają wnioski z ostatniego miesiąca.
Ważne, aby obie strony – pracodawca i pracownik wspólnie ustalali dalsze warunki takiej pracy. Tak, aby dane, które przetwarzają były w odpowiedni sposób zabezpieczone a procedury temu towarzyszące, jak najmniej uciążliwe dla pracownika.
W związku z tym ważne, a właściwie najważniejsze jest opracowanie i wprowadzenie w życie odpowiednich procedur.
Taka swego rodzaju instrukcja pomoże w sytuacji kryzysowej czy też, będzie mówić, krok po kroku jak należy, zadbać o domowe biuro. Bez takich procedur i ustalenia zasad pracy zdalnej, jej efektywność może zostać zagrożona.
Podsumowanie
Podsumowując, praca zdalna to nie tylko praca w domu, ale także szereg obowiązków, jakie muszą spełnić zarówno pracodawca, jak i pracownik.
Zabezpieczenie danych, które przetwarzają poprzez odpowiednie standardy pracy to wymóg niezbędny.
Dlatego tak ważne jest wprowadzenie odpowiednich procedur, które pozwolą zlokalizować zagrożenia i tym samym je minimalizować. Przestrzeganie takich zasad pozwoli zapewnić efektywność pracy zdalnej w połączeniu z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.
Z jakich sposobów korzystasz podczas swojej pracy zdalnej? Być może są narzędzia, które polecasz? Podziel się tym w komentarzu.
Pamiętaj o promocji! Trwa jedynie do 14 czerwca.
Działasz legalnie w sieci? Sprawdź! Pobierz prezent i zrób audyt na swojej stronie www oraz w biznesie. Działaj legalnie! Kliknij grafikę i sprawdź swój biznes!
Wszystkiego Legalnego!
Ilona Przetacznik
Stan prawny na dzień 9.06.2020 r.
Ilona Przetacznik
Cześć! Nazywam się Ilona Przetacznik i jestem radcą prawnym. Pokazuję małym przedsiębiorcom na co zwrócić uwagę podpisując umowę oraz wskazuję legalną stronę biznesów online.
