[współpraca reklamowa z Orange Polska]
Prowadzenie małej firmy często oznacza wykonywanie wielu obowiązków jednocześnie. Spotkania, kontakty z klientami, przygotowywanie ofert, dokumenty, finanse i codzienna administracja potrafią zajmować znaczną część dnia przedsiębiorcy.
Nic więc dziwnego, że coraz większym zainteresowaniem cieszą się narzędzia bazującena sztucznej inteligencji, które mogą pomóc uporządkować powtarzalne zadania i usprawnić prowadzenie biznesu.
Warto jednak pamiętać, że wdrożenie AI w firmie to nie tylko wybór odpowiedniej aplikacji. To również odpowiedzialność za sposób jej wykorzystania.
Jako prawniczka zajmująca się m.in. zagadnieniami AI Act i ochrony danych osobowych, zwracam uwagę na to, aby przedsiębiorcy potrafili połączyć korzyści wynikające z nowych technologii z obowiązującymi przepisami.
Sama także korzystam z nowych technologii, w szczególnie z narzędzi wspieranych przez sztuczną inteligencję i coraz bardziej sobie je chwalę. Widzę jak przyspieszają moją pracę.
Dlatego w tym artykule wyjaśnię, na co warto zwrócić uwagę przed aktywowaniem narzędzi AI, jakie znaczenie mają AI Act i RODO oraz jak podejść do wdrożenia takich narzędzi w małej firmie. Przyjrzę się szczególnie Pracownikowi AI od Orange.
1. Pracownik AI – co to właściwie oznacza dla małej firmy?
Pracownik AI to określenie wykorzystywane w odniesieniu do narzędzi sztucznej inteligencji wspierających przedsiębiorców w określonych zadaniach.
Nie chodzi o pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy, lecz o rozwiązanie technologiczne, które może pomagać w organizacji codziennych obowiązków.
Przykładem jest Cyfrowa Firma od Orange, w której przedsiębiorca może aktywować Pracowników AI wspierających różne obszary jego działalności.
Asystent AI pomaga w przygotowywaniu notatek ze spotkań i porządkowaniu ustaleń. Handlowiec AI wspiera działania sprzedażowe i przygotowywanie ofert. Marketer AI pomaga w obsłudze opinii Google, a Finansista AI wspiera planowanie firmowych finansów.
Dla właściciela małej firmy korzyść nie polega wyłącznie na korzystaniu z nowej technologii.
Chodzi przede wszystkim o możliwość odzyskania czasu na zadania wymagające jego osobistego zaangażowania: rozwój biznesu, relacje z klientami czy podejmowanie decyzji.
Co istotne, narzędzia AI mają wspierać przedsiębiorcę, a nie odbierać mu kontrolę nad prowadzoną działalnością. Dlatego zwrócenie uwagi na prawne aspekty narzędzia jest tak ważne.
2. Czy mała firma korzystająca z AI musi przestrzegać AI Act?
Tak – mały rozmiar działalności nie oznacza automatycznego wyłączenia spod AI Act.
AI Act, czyli unijne rozporządzenie dotyczące sztucznej inteligencji, reguluje określone aspekty tworzenia, udostępniania i wykorzystywania systemów AI.
Zakres obowiązków przedsiębiorcy zależy między innymi od tego, jaką funkcję pełni wobec danego systemu i do czego wykorzystuje sztuczną inteligencję.
Inna jest sytuacja firmy, która tworzy i udostępnia własny system AI, a inna przedsiębiorcy korzystającego z gotowej aplikacji do sporządzania notatek czy przygotowywania projektów wiadomości.
Nie oznacza to jednak, że użytkownik gotowego narzędzia nie musi zwracać uwagi na przepisy.
Kompetencje AI w małej firmie
Jednym z istotnych zagadnień jest art. 4 AI Act, dotyczący kompetencji w zakresie sztucznej inteligencji, określanych jako AI literacy.
Przepis przewiduje, że dostawcy i podmioty stosujące systemy AI podejmują działania wspierające rozwój kompetencji osób korzystających z takich systemów w ich imieniu.
Działania te powinny uwzględniać m.in. doświadczenie, wiedzę techniczną, wykształcenie i kontekst wykorzystywania AI.
Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorcy?
Jeżeli z narzędzi AI korzystają również pracownicy lub współpracownicy, warto zadbać o to, aby wiedzieli:
- do jakich zadań mogą wykorzystywać AI,
- jakich informacji nie powinni wprowadzać bez odpowiedniej weryfikacji,
- dlaczego rezultaty działania AI trzeba sprawdzać,
- kto podejmuje ostateczne decyzje na podstawie przygotowanych materiałów,
- do kogo zwrócić się w razie wątpliwości.
Nie oznacza to automatycznie konieczności kupowania jednego określonego szkolenia, zdobycia certyfikatu czy zatrudnienia specjalnego pełnomocnika ds. AI.
Istotne jest dostosowanie podejmowanych działań do rzeczywistych zastosowań sztucznej inteligencji w firmie.
Czy każde wykorzystanie AI wiąże się z takimi samymi obowiązkami?
Nie.
AI Act opiera się na zróżnicowanym podejściu do systemów sztucznej inteligencji.
Inne wymagania mogą dotyczyć narzędzia pomagającego przygotować notatkę, a inne systemu wykorzystywanego do oceniania kandydatów do pracy czy podejmowania decyzji w obszarach objętych szczególnymi regulacjami.
Dlatego przed wdrożeniem warto ustalić, do czego konkretnie będzie wykorzystywane AI, zamiast zakładać, że wszystkie systemy podlegają identycznym obowiązkom.
3. RODO a Pracownik AI – na co zwrócić uwagę?
To jeden z najważniejszych tematów przy wdrażaniu sztucznej inteligencji w firmie.
Jeśli korzystając z aplikacji AI, przedsiębiorca wprowadza dane pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną, może dochodzić do przetwarzania danych osobowych.
Przykładowo mogą to być:
- imiona, nazwiska i dane kontaktowe klientów,
- informacje z korespondencji,
- dane zawarte w dokumentach,
- nagrania spotkań i ich transkrypcje,
- informacje dotyczące pracowników lub współpracowników.
Nie każde korzystanie z AI będzie wiązało się z takim samym zakresem przetwarzania danych i z takim samym zakresem obowiązków.
Dlatego warto rozpocząć od prostego pytania:
Najdroższy błąd w prowadzeniu małej firmy? Robienie wszystkiego samodzielnie, kiedy AI może zdjąć z Ciebie część obowiązków. Zobacz najnowszą rolkę na moim Instagramie.
Jakie informacje rzeczywiście muszę przekazać aplikacji, żeby wykonała konkretne zadanie?
Sprawdź zasady przetwarzania danych
Przed rozpoczęciem korzystania z narzędzia AI warto zapoznać się z regulaminem, polityką prywatności oraz dokumentacją dotyczącą przetwarzania danych.
Należy ustalić między innymi, kto jest administratorem danych w poszczególnych procesach, czy dostawca występuje również jako podmiot przetwarzający oraz na jakich zasadach korzysta z podwykonawców.
W przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych znaczenie ma art. 28 RODO oraz odpowiednie uregulowanie relacji pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym.
W dokumentacji Cyfrowej Firmy Orange przewidziano postanowienia dotyczące przetwarzania danych. Orange deklaruje również przechowywanie danych na terenie Unii Europejskiej.
To istotne informacje, które warto sprawdzić podczas wyboru narzędzia, pamiętając jednak, że sam fakt korzystania z usług określonego dostawcy nie zastępuje oceny obowiązków RODO po stronie przedsiębiorcy.
Każda firma powinna posiadać swoją dokumentację wewnętrzną RODO (od 2018 roku) i uzupełnić ją o nowe podmioty przetwarzające oraz kwestie związane z AI.
Zwróć uwagę na poufność
Dane osobowe to nie jedyne informacje wymagające odpowiedzialnego podejścia.
W firmie pojawiają się również informacje handlowe, ustalenia dotyczące klientów, dokumenty wewnętrzne czy dane stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.
W niektórych zawodach dochodzą do tego szczególne obowiązki związane z tajemnicą zawodową.
Dlatego przed przekazaniem dokumentu do narzędzia AI warto zastanowić się, czy jest to dopuszczalne, czy potrzebny jest cały dokument oraz czy można ograniczyć zakres udostępnianych informacji.
W praktyce każdego przedsiebiorcy szczególnie ważne jest również oddzielanie testów wykonywanych na przykładowych danych od korzystania z rzeczywistych dokumentów klientów.
4. Kto odpowiada za dokument lub wiadomość przygotowaną przez AI?
AI może pomóc stworzyć szkic oferty, uporządkować notatkę czy przygotować propozycję odpowiedzi dla klienta.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca powinien korzystać z takiego materiału bez jego przeczytania.
System może nieprawidłowo odczytać kontekst, pominąć ważną informację lub przygotować treść wymagającą korekty.
Właśnie dlatego warto zachować zasadę: AI przygotowuje materiał, a człowiek sprawdza jego poprawność i decyduje o dalszym wykorzystaniu.
W Cyfrowej Firmie Orange przyjęto zasadę kontroli działań Pracowników AI przez właściciela firmy. Przygotowane wiadomości i oferty, co do zasady, wymagają zatwierdzenia przed wysłaniem, z uwzględnieniem dostępnych ustawień automatyzacji w wybranych funkcjach.
Dla przedsiębiorcy to ważne, ponieważ może wykorzystać wsparcie AI, zachowując wpływ na komunikację z klientami.
5. Jak przygotować małą firmę do korzystania z Pracowników AI?
Nie każda firma potrzebuje od razu rozbudowanej strategii technologicznej.
W małym biznesie rozsądnie jest zacząć od jednego dobrze określonego zastosowania. Od procesu, który zajmuje najwięcej czasu i jednocześnie jest po prostu i często żmudny.
Może to być przygotowywanie notatek ze spotkań, organizowanie ustaleń lub tworzenie wstępnych wersji wiadomości. Jeśli przedsiębiorca dużo czasu spędza w samochodzie, na spotkaniach i … “na telefonie” to możliwość szybkiego podyktowania głosówki do Asystenta AI jest kluczowa. Ten następnie zrobi piękne podsumowanie, które od razu można wysłać do pracownika, biura czy osoby współpracującej, która “pociągnie” temat dalej.
Następnie warto ocenić, czy narzędzie rzeczywiście usprawnia pracę i jakie zasady powinny towarzyszyć jego dalszemu wykorzystywaniu.
Moja lista kontrolna przed aktywowaniem narzędzia AI
- Określ cel. Zastanów się, jakie zadanie chcesz usprawnić i czy AI faktycznie będzie do tego przydatne. Opisz te procesy.
- Sprawdź dostawcę. Zapoznaj się z regulaminem, polityką prywatności i dokumentacją usługi.
- Ustal zasady dotyczące danych. Zweryfikuj role stron, podstawy przetwarzania danych i ewentualne zasady powierzenia.
- Ogranicz zakres informacji. Przekazuj do aplikacji tylko dane potrzebne do wykonania konkretnego zadania.
- Zadbaj o kompetencje. Jeżeli z AI korzysta zespół, ustal podstawowe zasady i przekaż pracownikom odpowiednie wskazówki.
- Zachowaj kontrolę. Sprawdzaj wyniki pracy AI przed ich wykorzystaniem, zwłaszcza w komunikacji z klientami.
- Oceń efekty. Zobacz, czy narzędzie rzeczywiście usprawnia pracę i czy korzyści uzasadniają jego dalsze wykorzystywanie.
Taka lista pozwala podejść do wdrożenia technologii metodycznie, niezależnie od wielkości firmy.
6. Jak wygląda wdrożenie Pracownika AI w praktyce?
W ramach współpracy komercyjnej z Orange postanowiłam sprawdzić działanie aplikacji Cyfrowa Firma i jej Pracowników AI z perspektywy przedsiębiorczyni i prawniczki.
Rozpoczynam od Asystenta AI i funkcji Notatki.
Chcę przekonać się, czy narzędzie pomaga uporządkować ustalenia ze spotkań oraz usprawnia codzienną organizację pracy przedsiębiorcy.
Przyglądam się także sposobowi aktywacji aplikacji, zasadom korzystania z niej i dokumentacji dotyczącej danych.
Istotne jest dla mnie nie tylko to, czy AI potrafi przygotować określony materiał, ale również ile wymaga on później sprawdzania i poprawiania.
Wnioski z testu przedstawię po kilku tygodniach korzystania z aplikacji i przedstawię Ci w grudniu.
Tak, żeby to co robię w ramach tej współpracy było rzeczywiście pomocne dla moich odbiorców i społeczności przedsiębiorców #Legalnych Biznesów Online.
Ale nie tylko. Szczegóły zdradzę Ci już wkrótce, bo chcę żeby więcej przedsiębiorców z różnych branż potestowało to ze mną. Wtedy będziemy mieć ciekawszy punkt widzenia.
Możesz przetestować Asystenta AI razem ze mną za 0 zł!
Jeśli prowadzisz małą firmę i chcesz sprawdzić, czy sztuczna inteligencja może pomóc Ci w codziennych obowiązkach, możesz rozpocząć własny test.
Z kodem LEGALNIE2026 możesz korzystać z umiejętności Asystenta AI za 0 zł do 31 grudnia 2026 r.
Kod wpisujesz w trzech częściach: LEGA – LNIE – 2026
Promocja dotyczy umiejętności Asystenta AI do 31.12.2026 r., nie wszystkich funkcji aplikacji. Przy aktywacji wymagane są dane płatności. Po zakończeniu promocji dalsza subskrypcja jest odpłatna, jeżeli nie zostanie anulowana. Szczegółowe zasady korzystania z promocji znajdują się w dokumentacji Orange.
Podsumowanie. AI ma wspierać przedsiębiorcę, a nie odbierać mu kontrolę
Sztuczna inteligencja może być przydatnym wsparciem także w małej firmie.
Nie trzeba od razu automatyzować całego biznesu. Warto zacząć od zadania, które regularnie zabiera czas, i sprawdzić, czy można wykonać je sprawniej.
Jednocześnie odpowiedzialne korzystanie z AI wymaga zwrócenia uwagi na obowiązki wynikające z AI Act, RODO oraz innych przepisów mających zastosowanie do konkretnej działalności.
Najważniejsze jest połączenie trzech elementów: praktycznej korzyści, znajomości zasad i kontroli człowieka.
Bo dobrze wdrożona technologia powinna pomagać Ci prowadzić firmę, a nie dokładać kolejnych obowiązków. Dlatego podjęłam tę współpracę, bo nie każdy musi umieć kodować, żeby zmaksymalizować swój… wolny czas!
Testujemy?
Moje efekty pokażę Ci w grudniu.
Wszystkiego Legalnego!
Ilona Przetacznik
Radca prawny Liderów Legalnych Biznesów w erze AI
Materiał powstał we współpracy reklamowej z Orange Polska.
Kod promocyjny i warunki oferty mogą się zmieniać. Należy śledzić bieżące oferty na stronie Orange Polska.
Artykuł ma charakter informacyjno-edukacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Zakres obowiązków związanych z AI zależy od konkretnego sposobu wykorzystania systemu. Każdy przedsiębiorca powinien samodzielnie sprawdzić regulaminy narzędzi AI, z których zamierza korzystać i przeanalizować ich wpływ na kontekst i zakres korzystania.
Jeśli potrzebujesz indywidualnej konsultacji prawnej zgłoś się do mnie.
Stan prawny: listopad 2026 r.
