Przedsiębiorcy działający w branży e-commerce chcąc być atrakcyjnymi dla klientów muszą nadążać za ciągle rozwijającymi się trendami w marketingu i komunikacji z klientami. To właśnie m.in. automatyzacja procesów komunikacji stanowi nieodłączny element nowoczesnych strategii marketingowych oraz obsługi klienta w branży e-commerce.
Jednym z czołowych narzędzi na rynku umożliwiającym przedsiębiorcom wdrożenie automatyzacji w swojej firmie jest narzędzie ManyChat. Jednak pomimo wielu korzyści, jakie płyną z wprowadzenia automatyzacji na swojej stronie internetowej, nie należy również zapominać o licznych obowiązkach, jakie w związku z tym ciążą na przedsiębiorcach, w związku z obowiązującymi przepisami prawnymi.
W tym artykule pokażę Ci jak zgodnie z prawem wdrożyć automatyzację oraz rozwinąć swój marketing w taki sposób, aby nie obawiać się wystąpienia negatywnych konsekwencji prawnych. Poznaj ryzyka, odpowiedzialność, obowiązki i praktyczne wskazówki prawne.
Automatyzacja – co to takiego?
Co tak w zasadzie kryje się za tajemniczym pojęciem automatyzacji? Automatyzacja z prawnego punktu widzenia stanowi wykorzystanie technologii w celu wykonywania zadań oraz procesów, które dotychczas były wykonywane przez ludzi.
W przypadku wykorzystania automatyzacji do marketingu oraz obsługi klienta w e-commerce, mamy do czynienia z sytuacją, w której specjalne oprogramowanie np. ManyChat przejmuje za człowieka wykonywanie takich czynności jak np. korespondencja z klientami, wysyłanie wiadomości promocyjnych czy określanie celu, dla którego klient kontaktuje się z przedsiębiorcą.
Interesuję Cię proces automatyzacji za pomocą narzędzia Manychat? Chcesz skorzystać z możliwości, jakie oferuje, ale nie wiesz jak? A może interesują Cię inne narzędzia AI i to, w jaki sposób z nich legalnie i skutecznie korzystać?
Kurs #Legalna Automatyzacja jest właśnie dla Ciebie. Znajdziesz w nim nagrania dotyczące kwestii prawnych, a także technicznych (ustawienie automatyzacji w Manychat i montaż rolki w CapCut), a przede wszystkim wzory dokumentów, dzięki którym będziesz korzystać z narzędzi AI legalnie
Czy automatyzacja stosowana przez ManyChat jest automatyzacją w rozumieniu RODO?
Zgodnie z art. 22 RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec niej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.
Przez zautomatyzowane podejmowanie decyzji rozumie się proces wydawania decyzji, który w całości opiera się na działaniach podejmowanych przez technologię bez jakiegokolwiek czynnika ludzkiego. Należy wyraźnie podkreślić, że nie chodzi o sytuację, w której człowiek używa systemów informatycznych do podejmowania decyzji, ale o sytuację, w której systemy technologiczne na każdym etapie samodzielnie podejmują decyzje zgodnie z ustalonym algorytmem.
Jednak to nie jedyny warunek, który musi zaistnieć, aby uznać konkretne działanie za zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Kolejną przesłanką jest wywołanie przez tę decyzję skutków prawnych wobec osoby, której dotyczy, lub istotne wpływanie na tę osobę.
Wiele osób popełnia błąd w rozumumowaniu automatyzacji i niepotrzebnie nakazuje wprowadzanie dodatkowych zgód. Automatyzacja to jedno, a automatyzacja w rozumieniu RODO to drugie (szersze i wymagające spełnienia dodatkowych obowiązków).
W jakich sytuacjach algorytm podejmuje decyzję za człowieka?
Idealnym przykładem jest podejmowanie przez banki decyzji kredytowych, które opierają się w całości na zautomatyzowanym działaniu według ustalonego algorytmu, przy użyciu pozyskanych danych osobowych osoby ubiegającej się o kredyt.
Podsumowując, automatyzacja omawiana w kursie będzie stanowiła zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu art. 22 RODO wyłącznie wtedy, gdy jednocześnie zaistnieją dwie przesłanki: decyzja zostanie w całości podjęta przez systemy informatyczne oraz wywoła skutki prawne wobec osoby, której dotyczy, lub w podobny sposób na nią wpłynie.
Zajrzyj koniecznie na mój profil na Instagramie i dowiedz się więcej w temacie legalnej sztucznej inteligencji. Zobaczę tę rolkę i zaobserwuj po więcej.
Co to oznacza dla Ciebie jako przedsiębiorcy?
Jeżeli stwierdzisz, że procesy poddane automatyzacji stanowią zautomatyzowane podejmowanie decyzji w myśl art. 22 RODO, masz obowiązek odebrać zgodę od użytkownika na poddawanie jego danych osobowych zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. W większości małych przedsiębiorców czy twórców online nie będzie to miało miejsca.
Zgoda tak jak w przypadku innych zgód odbieranych w przypadku RODO musi być wyraźna i świadoma. Możesz to zrobić np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkboxa lub kliknięcia w dedykowany przycisk.
Co oferuje nam ManyChat?
Narzędzi do wprowadzenia automatyzacji w firmie na rynku jest wiele, a jeszcze więcej powstaje, jednak jednym z popularniejszych narzędzi na rynku jest właśnie ManyChat, ale co to narzędzie tak właściwie oferuje ?
Oferta w przypadku ManyChat jest bogata. Twórca narzędzia oferuje wdrożenie automatyzacji zarówno na Instagramie jak i Facebooku, ale także w aplikacji WhatsApp oraz w wiadomościach SMS.
Procesy, jakie twórca narzędzia poddaje automatyzacji to m.in.:
- automatyzacja wiadomości,
- zbieranie leadów sprzedażowych,
- generowanie listy potencjalnych klientów,
- wzmocnienie sprzedaży,
- zapewnienie wsparcia użytkownikom,
- personalizacja rozmów z użytkownikami czy
- prowadzenie skutecznych kampanii marketingowych.
Jak widać, oferta jest bogata, ale to pokazuje, że w przypadku chęci skorzystania z narzędzia ManyChat tym bardziej należy zabezpieczyć się i przygotować pod kątem prawnym do wykorzystywania automatyzacji w swojej firmie.
Marketing bezpośredni a regulacje prawne
Decydując się na automatyzację procesów marketingowych w swojej firmie należy mieć na uwadze, że coraz większy nacisk kładzie się na przestrzeganie przepisów prawa w zakresie komunikacji z klientami w celach marketingowych.
W przypadku regulacji obowiązujących w tym zakresie w naszym porządku prawnym kwestię tę reguluje, dobrze znane wszystkim RODO. Przede wszystkim musisz pamiętać, że dane osobowe, które mają być przetwarzane w celach marketingowych, mogą być przetwarzane wyłącznie w oparciu o wyraźnie wyrażaną zgodę przez osobę, do której kierowany będzie marketing.
Jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy w związku z kierowaniem marketingu?
Aby legalnie kierować treści marketingowe za pośrednictwem narzędzi do automatyzacji, musisz pamiętać, aby spełnić następujące obowiązki wynikające z RODO:
- uzyskaj od użytkownika, do którego zamierzasz kierować treści marketingowe jasną i wyraźną zgodę na otrzymywanie treści marketingowych jeszcze przed ich skierowaniem,
- zapewnij użytkownikom prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie,
- poinformuj użytkowników o celu przetwarzania ich danych oraz przysługującym im prawach w sposób dla nich zrozumiały.
Pamiętaj, rozpoczynając korzystanie z narzędzia ManyChat powyższe informacje muszą znaleźć się w pierwszym komunikacie kierowanym przez narzędzie do użytkownika !
Jak praktycznie wdrożyć obowiązki związane z automation marketingiem i Manychat?
- przygotuj kompletną politykę prywatności na stronie www, która uwzględni narzędzie ManyChat;
- zadbaj o odpowiednią ścieżkę komunikacji bezpośrednio w narzędziu ManyChat – sformułuj odpowiednie treści zgód i możliwości ich wycofania;
- właściwie uzupełnij swoją wewnętrzną dokumentację RODO w firmie.
Oprócz polityki prywatności, która uwzględnia narzędzie takie jak ManyChat, warto zadbać także o podstawy. Jeśli nie masz w swoich dokumentach podstawowej polityki prywatności to właśnie od niej zacznij, a dopiero potem dodaj do niej politykę prywatności obejmującą ManyChat.
Jeśli chcesz legalnie korzystać z automatyzacji i narzędzi sztucznej inteligencji, to koniecznie zapoznaj się z moim najnowszym kursem #Legalna Automatyzacja:
Kto jest odpowiedzialny za treści generowane przez chatboty, w tym ManyChat?
Pomimo że korzyści, jakie niesie ze sobą korzystanie z automatyzacji są duże, gdyż jedną z nich jest np. oszczędność czasu, który przedsiębiorcy zamiast mozolne udzielanie odpowiedzi użytkownikom, mogą poświęcić na rozwój swojego biznesu, nie należy zapominać również o ryzykach. Jednym z takich ryzyk może być odpowiedzialność za treści generowane przez chatboty, które przedsiębiorcy wykorzystują do wdrożenia procesów automatyzacji w swojej firmie. Ale kto tak właściwie odpowiada za te treści, o tym poniżej.
Odpowiedzialność operatora chatbota
Niewątpliwie, jednym z podmiotów, który musi liczyć się z odpowiedzialnością, w przypadku generowania przez narzędzie do automatyzacji treści obraźliwych, wulgarnych, niepoprawnych politycznie itp. jest operator chatbota. To właśnie operator chatbota odpowiada za to, żeby jego używanie oraz treści przez niego generowane były zgodne z prawem oraz zasadami współżycia społecznego.
Kiedy odpowiedzialność przedsiębiorcy w przypadku stosowania automatyzacji?
Może się również zdarzyć tak, że odpowiedzialność za treści wygenerowane przez chatbota będzie ciążyła na przedsiębiorcy. Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia wówczas, gdy to przedsiębiorca konfiguruje narzędzie pod swoje oczekiwania, tworząc tym samym ustawienia, które będą sprawiały, że treści wygenerowane przez chatbota będą nieprawidłowe lub obraźliwe.
Ryzyka związane z treściami generowanymi przez narzędzia do automatyzacji
A czy zastanawiałeś się, jakie jeszcze ryzyka może za sobą nieść automatyzacja, a ściślej treści generowane w ramach korzystania z niej? Poniżej kilka przykładów:
- błędy oraz niezgodne z prawdą informację – korzystając z automatyzacji należy pamiętać o tym, że narzędzia do automatyzacji są oprogramowaniem, którego działanie uzależnione jest od prawidłowej konfiguracji. W przypadku nieprzemyślanych lub nieprawidłowych ustawień może dojść do sytuacji, w której chatbot wygeneruje treści niezgodne z obowiązującym w Twoim przedsiębiorstwie regulaminem świadczenia usług, zasadami reklamacji itp., a w konsekwencji będziesz zobowiązany do zastosowania wobec klienta warunków umowy określonych przez chatbot, co narazi Cię na dodatkowe koszty;
- naruszenie praw autorskich – na przedsiębiorcy ciąży obowiązek weryfikowania czy treści wysyłane użytkownikom nie naruszają praw autorskich innych twórców. W przypadku, gdy dojdzie do naruszenia praw autorskich to przedsiębiorca będzie ponosił odpowiedzialność wobec twórcy;
- obraźliwe, niecenzuralne treści – tak jak wskazano już powyżej, to przedsiębiorca może również ponosić odpowiedzialność za treści, które są uważane za obraźliwe lub niecenzuralne, wysłanie takich treści do użytkownika może narazić przedsiębiorcę na odpowiedzialność za naruszenie dóbr osobistych.
Jak przeciwdziałać ryzykom prawnym związanym z automatyzacją?
Chcąc zapobiec wystąpieniu ryzyk związanych z korzystaniem z automatyzacji przedsiębiorca powinien podjąć następujące działania:
- zaprogramowanie chatbota: zapewnij, aby chatboty były zaprogramowane w sposób uwzględniający obowiązujące przepisy prawa oraz dobre obyczaje,
- monitorowanie i moderacja treści: monitoruj na bieżąco interakcje chatbota z użytkownikami, a w razie potrzeby moderuj generowane treści,
- polityki i regulaminy: zapewnij wdrożenie polityk lub regulaminów, które uregulują zasady korzystania i wykorzystywania automatyzacji;
- zgodność z przepisami: pamiętaj o tym, aby zapewnić korzystanie z automatyzacji w sposób zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami.
O czym jeszcze warto pamiętać, korzystając z automatyzacji?
Oprócz najważniejszego – ochrony danych osobowych oraz wskazanych w artykule praw autorskich i odpowiedzialności za treści generowane przez narzędzia do automatyzacji, warto rozważyć również zgodność automatyzacji z innymi przepisami prawnymi np.:
- świadczenie usług drogą elektroniczną – zwróć uwagę na prawidłowość generowania i wysyłania informacji handlowych, w tym uzyskanie właściwych zgód,
- prawa konsumentów – zweryfikuj, czy narzędzie do automatyzacji w sposób prawidłowy informuje o obniżkach oraz prawie do odstąpienia od umowy zawartej na odległość, a także czy w prawidłowo generuje opisy produktów,
- prawo pracy – jeżeli wykorzystujesz automatyzację do rekrutacji pracowników, zwróć uwagę czy algorytm stosowany przez narzędzie nie prowadzi do dyskryminacji kandydatów do pracy,
- usługi cyfrowe – jeżeli narzędzie wykorzystywane do automatyzacji umożliwia w jakiś sposób pozostawianie przez użytkowników opinii, komentarzy lub innych treści zadbaj o to, aby umożliwić innym użytkownikom możliwość zgłaszania ewentualnych naruszeń oraz stwierdzenia publikacji treści nielegalnych.
Wydaje się Tobie, że jest tego dużo ? Nie martw się, nie każdy proces, do którego używasz automatyzacji będzie wiązać się z koniecznością zastosowania wszystkich wskazanych przepisów, gdyż po prostu nie będą miały one zastosowania.
Wdrożenie RODO w Twojej firmie jeszcze przed Tobą? Zaopatrz się w pakiet RODO MUST HAVE i zadbaj o podstawy. Prowadź firmę legalnie i skutecznie
Podsumowanie
Automatyzacja to przyszłość, pomaga usprawnić wiele procesów, które dla ludzi były dotychczas nużące i czasochłonne. Dzięki jej zastosowaniu w firmie przedsiębiorcy mają więcej czasu na rozwój swojego biznesu oraz szukanie nowych sposobów na dotarcie do swoich klientów.
Decydując się na korzystanie z automatyzacji należy jednak pamiętać o ryzykach, jakie mogą się z nimi wiązać oraz sposobach na zapobieganie ich występowaniu. Zgodność automatyzacji z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa jest kluczem do rozwoju swojego biznesu !
AI w firmie nie musi oznaczać stresu i niepewności.
Można:
✔ korzystać z AI legalnie
✔ mieć zasady, dokumenty i checklisty
✔ spać spokojniej przy marketingu, treściach i automatyzacjach
Jeśli chcesz poukładać AI w firmie raz a dobrze, sprawdź kurs:
🎓 Legalna AI i automatyzacja w firmie – MUST HAVE
To nie teoria, to gotowe wzory do wdrożenia.
🔗 Sprawdź szczegóły: https://legalnybiznesonline.pl/szkolenie-online-legalna-ai-w-firmie-must-have/
Na zakończenie jeżeli potrzebujesz indywidualnej konsultacji z radcą prawnym, skontaktuj się ze mną. Z przyjemnością omówię z Tobą WYBRANE TEMATY od strony prawno-praktycznej. Napisz do mnie na ten e-mail >> kontakt@legalnybiznesonline.pl lub od razu sprawdź ofertę konsultacji TUTAJ.
Wszystkiego Legalnego!
Ilona Przetacznik
Stan prawny na dzień: 31.07.2024 r.
