Umowa z wirtualną asystentką i obowiązki prawne w jej działalności

Czas czytania: 7 minut

Ten artykuł kieruję do Wirtualnych Asystentek lub Asystentów, a także do osób, które myślą o wykonywaniu tego zawodu. Jest on coraz bardziej popularny. Dzieje się tak, ze względu na wygodę pracy w tym zawodzie oraz coraz większe zapotrzebowanie. Rodzą się więc też wątpliwości związane z umowa z wirtualną asystentką.

Prowadzenie biznesu online oraz przenoszenie działalności stacjonarnych do świata Internetu jest coraz bardzie popularne. Dlaczego? Bo jest coraz bardziej dochodowe.

Coraz więcej Internautów kupuje w sieci, bez wychodzenia z domu. Sklepy online stają się dochodowe i popularne. A żeby je obsłużyć potrzebna jest na przykład wirtualna asystentka:)

Co robi Wirtualna Asystentka?

Zakres prac i zadań, jakimi może zająć się Wirtualna Asystentka jest ogromny. Wiele zależy od tego, kto jest jej klientem.

Jako, że na blogu pomagam przedsiębiorcom, którzy chcą działać i rozwijać legalnie swoje firmy w Internecie to opiszę możliwy zakres zadań, w jakich może pomóc wirtualna asystentka. Dodaj w komentarzu coś od siebie – jeśli jesteś Wirtualną Asystentką lub jeśli jesteś przedsiębiorcą, dla którego taka osoba pracuje.

Przykładowe zadania:

• czuwanie nad firmowym blogiem
• sporządzanie prostych grafik np. w programie Canva
• czuwanie nad sklepem online
• obsługa klientów
• nadzorowanie skrzynki e-mail
• opieka nad social mediami
• planowanie postów na social media
• obsługa reklam w social mediach oraz Google Ads
• recykling treści
• czuwanie nad przebiegiem wydarzeń typu webinary, konferencje
• organizacja konferencji stacjonarnych oraz online
• obróbka podcastów, itp.

Własna firma – wirtualna agencja

Może być też tak, że wirtualna asystentka chce rozwijać własną markę osobistą, własną firmę. Co to oznacza?

Oznacza to, że chce posiadać agencję albo po prostu zespół sprawdzonych, może początkujących wirtualnych asystentek, które będą pomagać zdobytym przez nią klientom.

W tej sytuacji, oprócz tego, że sama wykonuje zapewne część zadań, musi zadbać o odpowiednie zarządzanie zdalnym zespołem.

Wiążę się z tym szereg nie tylko obowiązków “szefa”, ale także szeregiem obowiązków prawnych. W końcu chodzi o to, żeby pokazać się klientowi jako profesjonalistka.

Jakie mogą być obiekcje klienta, gdy podzlecasz zadania dalej?

To, że klient wybrał konkretną osobę do pomocy, niekoniecznie oznacza, że chce aby zadania wykonywał ktoś inny. I to może być problem, w momencie gdy Wirtualna Asystentka chce rozwijać swoją firmę wirtualnych asystentek.

Ponadto, wiąże się z tym kilka innych problemów prawnych. Wymieniam tylko niektóre z nich:

• powierzenie danych osobowych klienta
• powierzenie danych osobowych, które klient przekazuje asystentce w celu wykonania zadań (również dane jego klientów)
• prawa autorskie do dzieł wykonanych przez wirtualną asystentkę
• prawa autorskie do dzieł wykonanych przez pracownika wirtualnej asystentki
• rozliczenia i płatności – godzinowe/ miesięczne/ pakietowe
• poufność
• tajemnica przedsiębiorstwa klienta
• umowy
• RODO, i inne!

O czym musi pamiętać Wirtualna Asystentka?

Biznes wirtualnej asystentki jest biznesem jak każdy inny. Musi ona pamiętać o przepisach, obowiązkach prawnych, a przede wszystkim o… umowach! Szczególnie, jeśli w grę wchodzi powierzenie zadań podwykonawcy.

Skoro to biznes jak inne, to pojawiają się w nim podobne problemy. Jednym z nich jest umowa z wirtualną asystentką.

Należą do nich również problemy z:

• zakresem zadań do wykonania
• terminem wykonania tych zadań
• płatnościami
• brakiem umów
• roszczeniowymi klientami
• niedomówieniami
• podzlecaniem dalej prac
• egzekwowaniem prawidłowości wykonania prac przez zleceniobiorcę.

Jak zatem zadbać o bezpieczny rozwój biznesu wirtualnej asystentki?

Jeżeli szukasz podwykonawców i chcesz im podzlecać zadania, to w tym celu niezbędne są głównie umowy. Jakie? Wymienię tyko najważniejsze z nich:

1. powierzenia danych osobowych
2. o świadczenie usług z klientem
3. z podwykonawcą (zleceniobiorcą wirtualnej asystentki)

Dlaczego piszę o tych trzech umowach?

Można powiedzieć, że te 3 umowy to 80% tego, co musisz mieć aby prowadzić swój biznes legalnie i bezpiecznie, przy jedynie 20% wysiłku, jaki musisz włożyć w ich przygotowanie.

Pamiętaj, że to tylko niewielka część tego, co możesz w swoim biznesie potrzebować, ale jednocześnie to podstawa.

Dlatego właśnie zorganizowałam WEBINAR : Jak legalnie rozwijać i skalować biznes Wirtualnej Asystentki. 7 błędów, których należy unikać”.

Masz możliwość skorzystania z tej wiedzy >>> TUTAJ

Umowa z wirtualną asystentką – usługi, dzieło czy zlecenie?

W tym artykule zajmę się najważniejszą pewnie dla Ciebie umową o świadczenie usług wirtualnej asystentki z klientem.

Niekoniecznie jednak, jest to najważniejsza umowa z punktu widzenia klienta i obowiązków prawnych, ale opiszę kilka istotnych elementów, których nie można pominąć.

Umowę możesz nazwać jak chcesz: umowa o świadczenie usług, umowa współpracy, umowa zlecenie, itd. Nazwa nie ma większego znaczenia w przypadku, gdy współpracujesz długoterminowo. Oznacza to, że wykonujesz po prostu zlecenie lub usługi.

Jeśli masz do wykonania jedną konkretną rzecz, dzieło, wtedy możesz zawrzeć umowę o dzieło, ale należy to do rzadkości. Zazwyczaj współpraca zawiera więcej zadań i trwa dłuższy czas.

Dosyć ciężko będzie wytłumaczyć dlaczego zawarłeś umowę o dzieło, a nie umowę o świadczenie usług. Możesz to zrobić w poszczególnych przypadkach, jeśli ma to dla Ciebie sens, np. wykonujesz duży projekt graficzny za określone wynagrodzenie. W tym wypadku, rzeczywiście może bardziej opłacać się podpisanie umowy o dzieło ze względu na niższe koszty uzyskania przychodu.

Nie będę w tym artykule poruszać kwestii księgowo – podatkowych, bo planuję na ten temat odrębny live #LegalnaKawa z księgową. Jeśli jesteś taką księgową lub znasz osobę, która potrafi opowiadać o sprawach księgowych w ciekawy sposób (ja zadaję dobre pytania;)) to odezwij się do mnie.

Strony umowy

Jest to temat, na który ja zwracam bardzo dużą uwagę. W końcu od umów wszystko się zaczęło (mój blog i na początku dwie inne marki : umowy są ważne oraz managerka umów przeniesione tutaj, były właśnie o umowach).

Błędne określenie stron umowy może spowodować nawet jej nieważność.

Zwróć zatem uwagę :

• z kim ją podpisujesz,
• czy strona umowy jest prawidłowo opisana,
• jaki wskazano NIP, REGON, lub czy inne dane są prawidłowe,
• o jakiej treści jest pełnomocnictwo osoby, która reprezentuje firmę albo spółkę i czy jest do tego prawidłowo umocowana (pełnomocnictwo, KRS).

Więcej w temacie tego, kiedy umowa jest nieważna przeczytasz TUTAJ >>>

A jeśli chcesz wiedzieć, czy do sporządzenia umowy potrzebujesz prawnika, to zajrzyj TUTAJ >>>

Przedmiot umowy

Zacznę od tego, co wbrew powszechnemu myśleniu, powinno być najprostsze. Przedmiot umowy to nic innego jak opisanie zadań do wykonania, usług lub ogólnego zakresu.

Owszem, czasami może to być skomplikowane, bo np. pewne zadania wykonuje się z doskoku, ad hoc, ale wówczas warto zastanowić się nad określoną ilością godzin pracy dziennie lub tygodniowo. Do tego tematu jeszcze przejdę.

W czym pomaga dokładne określenie przedmiotu umowy?

Przede wszystkim, nakreśla jasno, za co i kto jest odpowiedzialny. Dzięki temu, zarówno klient, jak i wirtualna asystentka unikną nieporozumień.

Jak można taki przedmiot umowy określić?

• w pierwszym paragrafie umowy z klientem
• w załączniku

Można to też zrobić w e-mailu, ale jeśli jesteście związani umową, to po co mnożyć dodatkowe maile… Jeśli jednak zostało to już wcześniej w e-mailu określone, warto zastanowić się nad dołączeniem do umowy tego e-maila jako załącznik.

Wynagrodzenie wirtualnej asystentki

Tutaj oczywiście mamy dowolność, a rozliczenia mogą być różne:

• godzinowe
• pakiet godzin z niższą stawką w pakiecie, a wyższą za godzinę poza pakietem
• za realizację projektu
• za realizację jakiegoś konkretnego zadania
• stawka podstawowa plus prowizja od wyników sprzedaży
• określone wynagrodzenie miesięczne.

W każdym wypadku należy określić stawkę oraz wskazać kwotę netto, brutto lub kwotę z VAT. To zależy, jaką działalność Ty prowadzisz i czy rozliczasz VAT.

Jeśli wykonujesz zadania na rzecz klienta, który jest konsumentem, a Ty prowadzisz firmę, to wówczas istotne jest wskazanie ceny brutto. A przecież takie sytuacje także mogą mieć miejsce.

Zgoda na faktury e-mailem

Należy również pamiętać o obowiązku zgody na faktury wysyłane drogą elektroniczną. Dlatego też, m.in. ważna jest umowa.

Zapis może brzmieć tak:

Strony wyrażają zgodę na dostarczenie faktur w wersji cyfrowej pdf na wskazany przez nich w niniejszej umowie adres do korespondencji mailowej.

Wiadomo, że wirtualna asystentka zazwyczaj pracuje zdalnie, porozumiewa się za pomocą środków elektronicznych, zatem wysyłanie faktury pocztą tradycyjną byłoby co najmniej uciążliwe… I to nie tylko dla niej.

Opóźnienia w płatności – jakie odsetki można naliczyć?

Jeśli chodzi o wynagrodzenie koniecznie należy dopisać termin zapłaty, moment, od którego ten termin biegnie oraz ewentualnie odsetki za opóźnienie.

Ja zalecam moim klientom, aby wpisywali do umowy odsetki maksymalne za opóźnienie (po prostu wpisuję to za nich w przygotowywanych umowach ;)). Jest to ciekawy trik prawny, o którym więcej mówię na webinarze dla Wirtualnych Asystentek (będzie też o innych, legalnych trikach, o których ciężko przeczytać w Internecie). TUTAJ >>>

Co, gdy wirtualna asystentka nie prowadzi działalności gospodarczej?

Czasami może zdarzyć się, że wirtualna asystentka nie prowadzi działalności gospodarczej. Wówczas można zastanowić się nad 4 sposobami rozliczeń:

• umowa o dzieło
• zlecenie
• useme
• inkubatory przedsiębiorczości.

W niedalekiej przyszłości, planuję zrobić w tym temacie live #LegalnaKawa. Jeśli Cię on interesuje, daj mi proszę znać w komentarzu. Wtedy z pewnością wezmę się za niego szybciej 🙂 Jestem w trakcie poszukiwania ciekawej księgowej, z którą możemy na ten temat porozmawiać.

Poufność

Umowa z wirtualną asystentką to nie tylko umowa zawierająca zapisy dotyczące wykonywania zadań i zapłaty z tego tytułu.

To umowa, która powinna zabezpieczać obie strony, regulować współpracę i wzajemne obowiązki.

Do jednych z takich obowiązków, ze strony wirtualnej asystentki, należy poufność. Oczywiście, klient również może być zobowiązany do jej zachowania.

Należy zatem w umowie zawrzeć zapis dotyczący poufności.

Jeśli chcesz iść dalej, albo jeszcze zanim podejmiesz współpracę – możesz zawrzeć umowę o poufności, czyli NDA (non disclosure agreement). Jest ona bardziej rozbudowana niż postanowienie o poufności w Twojej dotychczasowej umowie i tworzy po prostu kolejny dokument.

Konieczność zawarcia NDA uzależniona jest od zakresu danych, jakie otrzymasz oraz od ich ważności/ poufności. Warto taką możliwość również zaproponować klientowi.

Klient, któremu zaproponujesz w pierwszej kolejności podpisanie umów związanych z poufnością lub powierzeniem danych, z pewnością pomyśli o Tobie jak o profesjonalistce.

Dane osobowe i RODO a umowa z wirtualną asystentką

Nie da się uciec od RODO. Ochrona danych osobowych to podstawa i umowa z wirtualną asystentką również powinna zawierać odpowiednie zapisy w tym zakresie.

Pamiętaj, że RODO to nie tylko jeden zapis w umowie, ani nawet sama klauzula informacyjna. To cała dokumentacja wewnętrzna i zewnętrzna Twojej działalności.

Tak ją właśnie dzielę. Na to, “co widać”, oraz na to czego “nie widać”.

“Widać” oczywiście wszystko to, co kierujesz do osób, których dane przetwarzasz, np. klauzule informacyjne względem klientów, kontrahentów, współpracowników, czy subskrybentów. Albo to, co znajduje się w Twoich kanałach np. polityka prywatności na stronie www.

To, czego “nie widać” (oczywiście na pierwszy rzut oka osób postronnych, bo kontroler będzie mieć do tego dostęp) to właśnie cała dokumentacja wewnętrzna. Należą do niej dokumenty wskazane w Pakiecie RODO MUST HAVE, który jest od bardzo dawna do kupienia u mnie w sklepie. Był to prawdopodobnie pierwszy taki pakiet w Polsce i odpowiadał na potrzeby małych przedsiębiorców, gdy pojawiło się RODO.

W jego skład wchodzą, m.in.:

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych
• Zgłoszenie incydentu naruszenia danych osobowych
• Instrukcja postępowania w przypadku naruszenia zasad ochrony danych osobowych
• Polityka ochrony danych osobowych (Polityka bezpieczeństwa danych)
• Instrukcja zarządzania systemem informatycznym
• Rejestr kont, osób i systemów przetwarzających dane osobowe
• Procedura realizacji praw podmiotów danych zgodnie z RODO
• Obowiązki informacyjne
• Polityka prywatności i plików cookies na stronę www
• Klauzula informacyjna (wzór) – formularz kontaktowy
• Klauzula informacyjna (wzór) – newsletter
• Checkboxy 
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
• Umowa powierzenia danych osobowych
• Rejestr umów powierzenia
• Oświadczenie o poufności dla pracownika / współpracownika
• Wzór klauzuli informacyjnej – w przypadku prowadzenia rekrutacji
• Wniosek o nadanie dostępu do systemu informatycznego
• Rejestr kont, osób i systemów przetwarzających dane osobowe
• Rejestr pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe

Podsumowanie

Powyżej wymieniłam tylko niektóre elementy, które powinna zawierać umowa z wirtualną asystentką.

Będę mówić o obowiązkach prawnych wirtualnych asystentek, wskazówkach, umowach, możliwościach, must have i o błędach, które często rodzą nieprzyjemne skutki. Będzie też oczywiście o rozwiązaniach!

Sprawdź również pakiety stworzone specjalnie dla Wirtualnych Asystentek TUTAJ >>> oraz pakiet rozszerzony o tematykę RODO TUTAJ>>>

Wszystkiego Legalnego!

Ilona Przetacznik

Stan prawny na dzień 20.01.2020 r.